La comunicació efectiva i l'intercanvi d'informació són crítics per a l'èxit del projecte. Una comunicació clara garanteix que cada membre de l'equip entengui el seu paper i els seus objectius en el projecte. L'intercanvi continu d'informació manté a tots els membres de l'equip conscients del progrés i ressalta qualsevol problema que pugui afectar el progrés. Si no es comunica de manera efectiva, es poden produir retards costosos que afecten l'èxit del projecte.
Pla de projecte
El pla de projecte és fonamental per a totes les comunicacions del projecte tal com informa TechRepublic. El pla permet a cada membre de l'equip saber què ha de lliurar el projecte i qui és responsable. Proporciona les dates clau i les dependències del projecte i trenca els programes complexos en components més petits que els membres individuals poden entendre més fàcilment.
Visió
La comunicació assegura que cada membre de l'equip comparteixi la mateixa visió del resultat del projecte. Una edició del 2002 del "Houston Business Journal" va descriure com els col·laboradors d'arquitectes, constructors i desenvolupadors col·laboraven amb directius d'empreses client per aconseguir l'èxit del projecte a través d'un únic objectiu compartit: un parc empresarial que satisfaria les necessitats dels seus usuaris.
Planificació de la comunicació
Un gran projecte inclou molts membres de l'equip i una àmplia gamma de canals de comunicació. Per assegurar un intercanvi efectiu de comunicació i informació, és important per al gestor de projectes planificar i gestionar el procés des del principi, identificant qui necessita informació diferent en diverses etapes del projecte. El procés és continu segons la consultora Project Perfect, qui afirma que els directors de projectes passen la major part del seu temps en tasques de comunicació.
Gestió de la informació
Els membres de l'equip necessiten un accés ràpid a les últimes versions de la documentació del projecte. En crear un lloc web o una base de dades de projectes únics, els administradors de projectes poden centralitzar tota la informació i oferir als membres de l'equip un accés segur a documents importants, com ara plans, horaris, proveïdors, minuts de reunió i informes de progrés.
Estat
TechRepublic identifica els informes d'estat com una de les comunicacions del projecte més importants. L'actualització de l'estat compartit garanteix que tots els membres de l'equip coneguin qualsevol problema crític o canvis inesperats que puguin afectar els horaris i costos dels projectes. Poden adoptar totes les accions correctives necessàries.
Eines
Les eines de comunicació, com ara el correu electrònic, la videoconferència i la teleconferència, fan que sigui senzill i convenient que els membres de l'equip del projecte col·laborin i intercanviïn informació, fins i tot quan treballen en diferents llocs. Les eines de xarxes socials també tenen un paper important en la gestió de projectes. Els membres poden utilitzar eines, com ara Twitter o Facebook, per publicar breus actualitzacions d'estat o comentaris sobre problemes importants del projecte.
