Si teniu una influència del consumidor sobre un producte o servei que no compleix les vostres expectatives, una de les millors maneres d'assegurar-vos que les vostres inquietuds es prenguin en serió és escrivint una carta de queixa. Tot i que pot ser difícil determinar la millor manera d'iniciar una carta de queixes, hi ha diverses estratègies que podeu prendre.
Adreçant-se a la carta
Atendre la vostra carta de queixa a una persona específica reduirà la probabilitat que la vostra carta sigui ignorada o "caiguin per les esquerdes". Inicieu la vostra carta dirigint-la a la persona específica habilitada per respondre a la vostra reclamació. No oblideu incloure el títol d'aquesta persona. Normalment el lloc web d'una empresa tindrà informació sobre qui o on dirigir les reclamacions dels clients. Abans d'escriure la vostra carta, feu algunes investigacions per assegurar-vos que l'enviïs a la persona adequada.
Accedeix al punt
Comenceu amb un encapçalament curt que fa referència al problema que intenteu resoldre, abans del primer paràgraf, amb tants detalls com sigui possible. Per exemple, si la queixa es tracta d'un vol d'aerolínia, incloeu la data del viatge, la ruta i el número de vol. Després de l'encapçalament, el primer paràgraf ha de resumir la queixa. Aconseguiu el punt ràpidament, a la primera oració del primer paràgraf, i resumeixi les queixes específiques relacionades amb els béns o serveis de la companyia. Incloeu tants detalls com puguis alhora que sigueu concisa i respectuosa.
Comenceu amb un positiu
Un altre mètode per iniciar una carta de reclamació és utilitzar el primer paràgraf per dir alguna cosa positiva sobre els productes o serveis de la companyia abans de començar a presentar una reclamació. Aquest enfocament posa al lector en una posició menys adversària, el que pot portar-lo a estar més disposat a treballar amb vostè per fer front a la seva reclamació. Comenceu la vostra primera frase amb una experiència favorable que teniu amb l'empresa anteriorment, destacant alguns dels atributs positius de la companyia i, a continuació, esbossen la naturalesa de la vostra reclamació en la vostra segona oració o paràgraf.
Consells generals
USA.gov ofereix consells sobre com escriure una carta de reclamacions efectiva, i assenyala que sovint una carta de còpia impresa enviada al correu electrònic és la forma més efectiva de contactar amb una empresa. També és probable que obtingueu millors resultats si utilitzeu un to directe i no confrontacional; una carta enutjada, amenaçant o sarcàstica pot ser menys efectiva que una carta que sigui tranquil·la i racional. A més, haureu d'indicar clarament com voleu que es resolgui el problema. Finalment, documenta cada pas que fas i cada lletra que escriguis i conserves còpies.
