Els fulls de càlcul financers ajuden a les empreses a preparar i revisar la informació financera. Són opcions de baix cost per a l'anàlisi financera i són fàcilment utilitzades per la majoria de personal de la companyia. Els fulls de càlcul també s'utilitzen conjuntament amb el sistema d'informació de gestió de la companyia, creant un sòlid sistema d'informes per a les decisions de gestió.
Els fets
Els fulls de càlcul computarizados han canviat la manera com les empreses gestionen la informació de les seves operacions comercials. Microsoft Excel és el programa de full de càlcul principal utilitzat avui en dia per gestionar i informar informació. Els fulls de càlcul s'utilitzen principalment per obtenir informació financera informada d'operacions comercials, millorant en gran mesura la precisió del departament de comptabilitat. Algunes empreses també creen factures a partir dels fulls de càlcul comptable.
Facilitat d'ús
La majoria de funcions de full de càlcul financer són relativament fàcils de realitzar. Els comptadors poden processar grans quantitats de dades mitjançant l'ús de fulls de càlcul que realitzen càlculs bàsics, estalviant temps i creant menys errors matemàtics. Els fulls de càlcul també es poden enviar per correu electrònic a altres departaments o guardar-los en un sistema de xarxa per a altres estacions de treball d'una empresa. Si els empleats no estan familiaritzats amb l'ús de fulls de càlcul, les agències de personal temporal solen tenir cursos econòmics que el personal de l'empresa pot assistir a la formació.
Funcions de comptabilitat
Gairebé totes les funcions de comptabilitat es poden processar mitjançant fulls de càlcul financers: pressupostos, horaris d'amortització, ressenyes de comptes i estats financers. La preparació d'aquesta informació sol requerir un formulari estàndard de full de càlcul que es crearà i, a continuació, es pot introduir la informació financera de la documentació del departament. El formulari estàndard es guarda cada mes per facilitar la revisió mensual o anual.
Anàlisi comercial
L'anàlisi de la informació financera dels fulls de càlcul és un procés ràpid i senzill un cop finalitzat el procés de comptabilitat. Es pot crear un full de càlcul estàndard de les ràtios financeres amb l'emplenament d'informació directament dels fulls de càlcul comptable. D'aquesta manera, es guarda la gestió de moltes hores d'informació per trobar els nombres necessaris per a les ràtios.Els estats financers també es poden crear enllaçant el full de càlcul de l'extracte financer a altres fulls de càlcul, omplint automàticament la informació.
MIS exportant
La majoria de sistemes d'informació de gestió i programari de comptabilitat exportaran informació financera a un full de càlcul per a la revisió de la gestió. Aquesta funcionalitat ajuda els comptadors a prendre informes estàndard del programari de l'empresa i eliminar la informació innecessària. La informació financera també es pot exportar des del programari i després s'introdueix automàticament en els fulls de càlcul de comptabilitat estàndard, creant menys temps de resposta als informes de gestió.
