Si l'escriptura d'una carta comercial sembla desalentadora, pot ser útil saber que totes les lletres comercials han de seguir una plantilla bàsica. La plantilla es pot utilitzar per gairebé qualsevol situació empresarial, i també es pot utilitzar per correu electrònic.
Data
Comenceu la vostra carta escrivint la data completa de la vostra lletra a uns dos centímetres de la part superior del costat esquerre del paper. Als Estats Units, les dates estan sempre escrites com a mes, data i any: 23 d'abril de 2009.
Adreces i salutació
Desplegueu una línia des de la data i poseu la vostra adreça postal en una línia, la vostra ciutat, estat i codi postal a la següent línia i la vostra adreça de correu electrònic a la tercera línia. Desplaceu-ne dues línies i posi el nom del destinatari a la primera línia, el seu títol a la línia següent sota, el nom de la seva empresa a la tercera línia, l'adreça postal de l'empresa per sota d'ella i la ciutat, estat i codi postal de la seva empresa per sota d'aquesta. Comenceu la vostra carta amb "Estimat" i, ja sigui, la Sra o el Sr. i el cognom de la persona, tret que sàpiga que la persona utilitza un altre honorífic, com el Dr. o la Rev., seguit d'un còlon. La part superior de la vostra lletra, sota la data, tindrà aquest aspecte:
123 Your Street Yourtown, ST 12345 [email protected]
Clara Wills, Director de Recursos Humans 456 Company Road Companycity, ST 67890
Benvolguda senyora Wills:
Cos
Per al cos de la vostra lletra, feu que cada paràgraf sigui justificat (fins i tot amb el marge esquerre) i deixeu una línia entre paràgrafs. La seva redacció en el cos de la carta hauria de ser professional i al punt: indicar clarament la naturalesa de la carta, els motius per enviar-la i el que voleu obtenir en resposta a la carta. Separeu cada idea de la lletra en un paràgraf separat. Si teniu més d'una sol·licitud o finalitat per a la vostra carta, declareu-los tant al paràgraf introductori com a continuació, tracteu-los per separat, però separadament, en els paràgrafs següents. Eviteu utilitzar acrònims o abreviatures ja que poden causar confusió: definiu exactament el que estigueu parlant. Utilitzeu la gramàtica i l'ortografia adequades, i sempre heu d'escriure correctament la vostra lletra abans d'enviar-la.
Tancament
Finalitzeu la vostra carta de negocis amb "Atentament" o "Atentament." Desplaceu-vos quatre espais en una lletra impresa i poseu el vostre nom complet. Accediu a l'espai entre el tancament i el vostre nom. En un correu electrònic, poseu el vostre nom a la següent línia després del tancament.
