La reprogramació de grans esdeveniments empresarials pot ser un malson logístic; fins i tot amb els motius més creïbles per canviar la data, els clients i els contactes comercials es veuran irritats i incomodats. La forma de presentar la informació també tindrà un gran impacte en la impressió que tindran els assistents; tingueu cura de sonar apologètic i optimista, de manera que els destinataris veuran la reprogramació com un retrocés temporal més que com un error o el resultat d'una mala planificació.
Inseriu un fulletó d'empresa a la vostra impressora; aquest és un anunci oficial sobre la reprogramació d'un esdeveniment que allotgeu. El temps és essencial i el capçal de capçals captarà l'atenció del destinatari amb més eficàcia que el paper normal.
Obriu el programa de processament de textos que trieu. Comenceu un document nou seleccionant "Fitxer" i "Nou".
Escriviu la data i ometeu una línia. Utilitzeu la funció de combinació de correu al vostre programa de processament de textos per inserir els noms i les adreces dels assistents.
Començar indicant que haurà de tornar a programar l'esdeveniment i actualitzar els seus records sobre el que és l'esdeveniment i quan s'hauria de celebrar originalment.
Demana disculpes sincerament i expliqui el motiu del retard. No es disculpeu més d'una vegada o els destinataris podrien veure això com a admissió de culpabilitat o mala administració.
Doneu detalls sobre quan es produirà l'esdeveniment. Si la seva empresa ofereix una compensació per les seves tarifes de reserva o un altre incentiu, detalli com els assistents poden sol·licitar la indemnització. Reprodueix les bones notícies; si la reprogramació és una ocurrència afortunada, com ara tornar a planificar durant un temps amb millor clima, comenteu-hi.
Gràcies als assistents per la seva cooperació, i els dóna la informació de contacte a la qual poden trucar si tenen preguntes o dificultat per reprogramar la seva visita.
Firmeu la carta "Atentament" i ometeu tres línies. Escriviu el vostre nom i cognoms. Imprimiu les lletres i signeu cada una amb el nom que heu escrit més amunt.
Envieu per correu les lletres amb el servei més ràpid que podeu pagar. Si no podeu permetre's enviar un gran nombre de lletres per Priority Mail, truqueu a cada assistent primer i proporcioneu-los la informació bàsica sobre la reprogramació de l'esdeveniment. Feu-los saber que seguirà una carta oficial.
