Els procediments de l'oficina principal s'han d'adaptar per adaptar-se a la vostra empresa. Per exemple, una pràctica mèdica o dental requerirà diferents procediments que un despatx d'advocats, una agència de cobrament, una perruqueria o una fàbrica. Preneu-vos el temps necessari per desenvolupar una llista completa de comprovacions que s'encarregui dels objectius i objectius importants de la vostra oficina.
Fonaments
Per a les empreses que reben un trànsit constant del client, els procediments de l'oficina principal han de reflectir l'entorn empresarial general. Un negoci acollidor i càlid, farà èmfasi en l'important somriure i el manteniment de l'etiqueta del telèfon professional. Les oficines mèdiques o dentals confien molt en els fluxos de pacients estables. Per tant, l'oficina principal d'una clínica ha de tenir prou personal d'ingrés per comprovar els pacients, respondre les preguntes dels pacients en persona i per telèfon i gestionar les sortides dels pacients, inclosa la recepció de procediments de seguiment de pagaments i programacions. Penseu en la possibilitat de treballar amb un servei telefònic per gestionar les trucades del client després d'una hora.
Programació
Una part important de l'execució d'una oficina frontal amb èxit implica el maneig de cites comercials. Els empleats de la recepció han de contactar amb els clients el dia anterior a la seva cita i confirmar l'hora programada. Creeu una llista de cancel·lació o de no-show perquè pugueu programar altres cites per compensar els abandonats. Els empleats de l'oficina del front en un hotel han de mantenir registres de la sala precisos perquè afecten directament el servei d'habitacions i les operacions de neteja. Els empleats de l'oficina de primària a les escoles primàries, mitjanes i secundàries han de mantenir registres acadèmics precisos, inclosos els que pertanyen a les absències dels estudiants i als visitants.
Millores
Avaluem contínuament els tràmits de l'oficina principal. Si trobeu espai per a la millora, creeu i implementeu estratègies adequades. Si l'oficina principal està aclapada de trucades i no sempre pot proporcionar un excel·lent servei d'atenció al client, consideri canviar el sistema del telèfon (p. Ex., Utilitzar un sistema telefònic per ordinador) o utilitzar la tecnologia de missatgeria instantània per mesurar la disponibilitat del personal. Avalueu si la gestió de casos de la vostra oficina fronterera es pot millorar millorant sense paper.
