Les organitzacions que tenen un procés de gestió del contracte en el seu lloc poden estalviar temps i diners i, per tant, tenir un avantatge al mercat. El nucli d'un procés de gestió de contractes saludable és una ubicació central on tot el llenguatge contractual és de fàcil accés.
Analitza el contracte
Reviseu el contracte per assegurar-vos que conté tota la informació pertinent. Un contracte sòlid defineix clarament els rols i les responsabilitats de les organitzacions i els individus. Ha de detallar tots els terminis i terminis, identificar com es mesuraran els resultats i establir clarament els arranjaments de pagament.
Comprendre el fons
Prenent el temps per discutir dins de l'organització el paper del proveïdor de serveis i la relació que s'ha desenvolupat ajudaran a definir els termes del contracte. Si cal, reuneixi amb el proveïdor de serveis per identificar qualsevol problema pendent. Una relació sòlida amb el proveïdor del servei pot ajudar a configurar un contracte que sigui beneficiós per a ambdues parts.
Establir els protocols de supervisió
Assegureu-vos que els sistemes estan en marxa per recopilar dades, controlar les cronologies, informar sobre el rendiment i organitzar la comptabilitat. Els procediments ben definits estalvien temps i diners.
Obteniu la documentació necessària
És imprescindible, al principi, que un contracte identifiqui totes les llicències i documentació necessàries, confirmi que tota la informació és actual i comparteix aquesta informació amb el proveïdor del servei.
Informeu a totes les parts
Els membres de l'equip directiu del contracte i altres grups d'interès han de ser informats inicialment de les seves responsabilitats en el procés contractual. Les responsabilitats durant tot el termini del contracte hauran d'esmentar clarament perquè tots els membres de l'equip entenguin les seves responsabilitats.
Gestioneu els problemes
Quan es signi el contracte, s'han de tractar els problemes sense resoldre perquè no provoquin problemes durant el termini del contracte. S'han d'anotar problemes pendents de resoldre en el moment de la signatura del contracte i acordar la solució i el calendari. També és un bon moment per identificar els elements contractuals que es deixaran per al futur desenvolupament. Qualsevol element que requereixi una variació en el contracte inicial ha de ser acuradament registrat i administrat.
Avaluar la transició
Hi haurà una fase de transició en alguns contractes. Al final d'aquesta fase, les parts haurien de reunir per avaluar el rendiment general del contracte. En alguns casos, el període de transició és quan es detallen els detalls finals del contracte; en aquests casos, una valoració exhaustiva del període de transició és crític. Aquest és també el moment de determinar els arranjaments contractuals, com els recursos que es necessitaran.
Avaluar el rendiment
La gestió del rendiment ha de ser contínua durant tot el contracte. L'avaluació contínua de les dades de rendiment, continuant el que està funcionant i corregint el que no és, ajudarà a tornar a crear termes contractuals que beneficien a totes les parts.
Gestioneu les variacions
Tots els contractes han d'incloure disposicions per a variacions, que només s'han de permetre en instàncies definides. Les variacions del contracte sempre s'han de definir per escrit mitjançant una esmena formal. S'ha d'establir un procés estàndard de gestió del canvi per a totes les variacions.
