La majoria de funcions empresarials no dirigides per polítiques i procediments es converteixen en caòtics i desorganitzats. La retenció dels registres no és un dels aspectes més interessants del negoci, però és un dels aspectes més importants. Un sistema organitzat per a l'emmagatzematge de documents elimina registres inútils i protegeix el negoci en cas d'auditoria. Saber quan mantenir-lo i quan llançar-lo és un pas crucial per desenvolupar una operació comercial exitosa.
Programa de retenció universal
Totes les empreses han de desenvolupar un sistema de retenció de registres que sigui universal per a tots els departaments. Es posa a tothom a la mateixa pàgina quan es tracta d'emmagatzemar registres. Investigueu les lleis i els estatuts per al vostre negoci i el sector operatiu. Per exemple, un despatx d'advocats pot tenir diferents requisits que una petita botiga de queviures. Si cal, consulteu un advocat per crear aquest sistema. Indiqueu el pla segons la funció i el departament. Confeccionar un calendari i assignar codis de classificació.
Inventari de registres
L'inventari de registres és un pas crucial per gestionar la retenció. Aquesta és una llista precisa de tots els registres, electrònics i de paper, dins de la vostra organització. La fitxa ha de detallar un títol per a cada registre, com ara "Ledger general" i la ubicació del document. A més, inclou una classificació per a registres. Aquesta serà la referència de la retenció segons el calendari de la vostra empresa. Per exemple, compondre un full de càlcul; la primera columna seria un títol, "Informe d'envelliment a pagar als comptes". L'encapçalament de la segona columna seria una classificació, "Comptes a pagar". La columna tres podria ser un departament, "Comptabilitat". La resta del full de càlcul podria implicar la ubicació, "East Storage Room, Cabinet Four", i el codi de retenció, "Schedule A."
Avaluacions de documents
El procés d'avaluació implica una anàlisi a escala corporativa dels registres in situ per eliminar documents que superen el període de retenció. Aquesta forma de neteja de la casa elimina l'acumulació d'excés de registres. Utilitzant la llista d'inventari de registres, destrueix documents caducats. Una vegada completat, reviseu tot l'emmagatzematge i actualitzeu la llista d'inventaris. Durant aquest temps, examinar les lleis per reconèixer qualsevol canvi promulgat des de l'última revisió. Programeu les revisions anuals, trimestrals o mensuals.
