Si està treballant en l'empresa a l'espai comercial, és probable que se li demani desenvolupar una proposta de negoci o una carta de proposta en algun moment. Aquest és un document que s'utilitza per oferir productes o serveis de la vostra organització a una perspectiva basada en paràmetres definits com l'abast, el cost, la línia de temps i el pressupost.
Què és una proposta de projecte? També conegut com una proposta empresarial o carta de proposta, aquest document sol tenir un format específic amb alguns requisits que varien en funció de la vostra indústria. Tanmateix, l'objectiu principal d'una carta de proposta consisteix sempre a demostrar la possibilitat que la vostra empresa pugui ajudar a resoldre els problemes als quals s'enfronten.
Què és una carta de proposta?
Les cartes de proposta poden ser sol·licitades per un negoci o no sol·licitades. La sol·licitud pot ser tan senzilla com una perspectiva que sol·liciti una proposta després d'una trucada de vendes o que sigui un procés formal anomenat RFP o sol·licitud de proposta. En general, aquest procés implica que diverses organitzacions envien propostes competitives per guanyar el negoci de la perspectiva. Basant-se en la indústria i el tipus de RFP, la proposta haurà de cobrir els requisits específics esbossats per la perspectiva.
Quan es tracta de propostes no sol·licitades o sol·licituds informals, no hi ha pautes formals que cal seguir. No obstant això, és important crear un document que respongui a les preguntes que el vostre prospecte podria tenir de forma clara i concisa. Encara que no hi hagi requisits formals en aquests casos, encara és vital seguir una estructura lògica i cobrir els aspectes crítics del vostre negoci i com soluciona els problemes amb què es tracta la perspectiva.
Una proposta de negoci o carta de proposta hauria d'incloure els següents criteris, independentment de la indústria i el procés:
- Carta de presentació
- Portada
- Taula de continguts
- Resum executiu
- Una visió general del problema a què s'enfronta la perspectiva
- Els objectius o objectius de la proposta
- El que fa que la vostra organització estigui habilitada per fer front al problema
- Àmbit d'aplicació, inclòs el preu i la línia de temps
- Una crida a l'acció
- Informació de contacte
Realitzeu la recerca abans d'iniciar la vostra proposta
Abans de començar a escriure, és important reunir tota la informació pertinent en un sol lloc. Intenta esbrinar qui va a llegir la proposta i si és el decisor. Adequés la teva proposta a la teva audiència, assegurant-te que proporcionis tota la informació per a la qual estaran buscant.
Esbrineu quin tipus de dolor apunta al prospecte. Establir com la vostra organització és més adequada per resoldre els seus problemes en comparació amb la vostra competència. Feu una llista d'elements que us distingeixin d'empreses semblants a les que podria estar parlant.
Assegureu-vos si la perspectiva té en compte un pressupost o cronologia, i assegureu-vos que els recursos interns estiguin alineats per complir aquests requisits. Una vegada que hàgiu seleccionat quina de les vostres ofertes serà més útil per al vostre potencial, cal calcular les despeses internes abans de citar-los un preu.
Proporcioneu l'abast del projecte
Descriure l'abast del projecte és un component important del format de redacció de propostes. Tenir aquesta informació clau per escrit us dóna un cop d'ull a l'hora d'escriure la vostra proposta. Preneu-vos un temps per redactar els detalls clau de l'abast. El primer element és esbrinar qui farà el treball dins de la vostra organització, qui gestionarà el procés i qui serà el punt de contacte principal per al vostre client.
A continuació, haurà d'establir el que cal fer exactament per ajudar el client a controlar els seus punts de dolor. Descriviu els passos que prendrà la vostra organització i el procés que usareu per resoldre els problemes de la perspectiva. També hauríeu d'enumerar les mètriques que l'organització usarà per mesurar l'èxit del resultat.
Finalment, expliqueu el calendari amb la major detall possible, proporcionant els fites que tindrà la vostra empresa per completar el projecte fins a la data que hàgiu proposat. Sigui generós a l'hora d'estimar la seva línia de temps, que representa qualsevol imprevisible problema que pugui sorgir. Això us proporcionarà un compte realista del que us pot oferir.
Comença amb la introducció i el resum executiu
La presentació de la vostra carta de proposta hauria d'incloure informació sobre la vostra empresa i marca, amb antecedents sobre qui ets i què fas. Si escriviu sovint cartes de proposta, potser voldreu desenvolupar un text boilerplat sobre la vostra empresa que podeu reutilitzar cada cop.
El resum executiu ha d'incloure els punts pertinents de la vostra proposta. Si bé no ha d'intentar resumir tots els aspectes del document, incloeu informació sobre per què la vostra empresa té raó per al treball i com ajudarà a gestionar els punts de dolor del prospecte.
Desenvolupar el cos de la proposta
El cos de la proposta ha d'incloure els detalls del problema al qual s'enfronta el vostre prospecte. Per demostrar la seva comprensió dels seus problemes, introduïu les particularitats del seu paisatge i les dificultats que estan veient diàriament. Això ajuda a mostrar la vostra possibilitat que estigui ben versat en les àrees que els importen.
Escriure els objectius de la teva proposta. Això serà principalment mostrar la possibilitat que vol dir ajudar-los amb els seus problemes empresarials a través dels productes o serveis que ofereix. Proporcioneu detalls sobre el que fa que la seva empresa sigui diferent dels seus competidors i per què és més adequat per treballar amb la perspectiva del que són. Això pot incloure parlar sobre altres organitzacions amb què ha treballat, mostrar exemples de projectes anteriors i proporcionar detalls sobre els vostres coneixements i coneixements.
Proporcioneu especificacions i suposicions
Incloeu l'àmbit que heu definit amb preus i horaris específics. És possible que la vostra empresa no conegui tots els detalls dels requisits de la perspectiva, de manera que és possible que hàgiu d'assumir un parell de coses, com ara el pressupost intern i les restriccions de la línia temporal. Podeu incloure aquests supòsits dins de la proposta i fins i tot proporcionar algunes opcions. Per exemple, podeu proporcionar estimacions per a un canvi de quatre setmanes, un canvi de sis setmanes i un canvi de vuit setmanes, amb preus corresponents per a cada cronologia.
Tancar amb un argument fort
La seva conclusió per a la carta de proposta hauria d'incloure un resum ràpid de la informació que ha proporcionat la perspectiva. Gràcies per haver pres el temps per considerar la proposta que ha presentat i proporcionar-los informació sobre què fer a continuació. És fonamental incloure una crida a l'acció en la vostra proposta empresarial. Això pot incloure trucar-li a discutir més la proposta o establir una reunió per signar l'acord. Finalment, incloeu informació sobre com poden contactar-vos, amb un parell d'opcions com ara el correu electrònic, el telèfon i el lloc web.
Segueix les millors pràctiques
Per fer que la carta de la vostra proposta sigui més eficaç, envieu-vos una documentació de suport. Això pot incloure casos d'estudis dels vostres clients anteriors, testimonis de clients feliços i fulls de càlcul amb estadístiques que mostrin la vostra taxa d'èxit.
Assegureu-vos d'escriure la vostra proposta al capçal de la companyia i tenir-la dissenyada per un dissenyador gràfic si teniu els recursos disponibles per a vosaltres. Prestar atenció a l'element visual pot ajudar a la vostra empresa a destacar-se de les propostes competitives que el prospecte pot rebre.
No us oblideu de continuar
Encara que no forma part del document de la carta de proposta, un dels elements clau per enviar una proposta és el seguiment de la perspectiva. Truqueu o envieu un correu electrònic a la vostra persona potencial després d'uns quants dies d'enviar la carta de proposta per esbrinar si tenen alguna pregunta o comentaris sobre el document. Oferiu per aclarir els elements sobre els quals potser necessiteu més informació. Seguint, ajudeu a cultivar una forta relació amb la perspectiva.
