Les reunions de la Comissió tenen un paper important en la gestió tant d'empreses sense ànim de lucre com de lucre. Tot i que alguns comitès operen de manera informal, els membres es reuneixen segons sigui necessari per dur a terme tasques específiques, altres comissions són més formals. Alguns tenen responsabilitats legals per a coses com auditories financeres, selecció executiva, ofertes d'accions, aprovacions de membres i supervisió de la seguretat. Aquests comitès tenen més probabilitats d'adoptar una estructura de reunió formal utilitzant protocols com les regles de l'ordre de Robert o regles similars.
Articles que necessiteu
-
Agenda
-
Minuts
Preparar i enviar una agenda escrita com a mínim una setmana abans de la reunió de la comissió. Tothom a la comissió necessita temps per revisar l'agenda i preparar-se per als temes que es tractaran durant la reunió.
Truqui a la reunió per encàrrec a temps. Normalment ho fa el president de la comissió. El secretari pren nota de tots els que estan presents a la reunió mentre es prenen minuts. El fet de convocar la reunió a l'ordre a temps, anima les persones a aparèixer a temps i demostra el respecte per tots els membres del comitè i el seu temps.
Distribueix còpies de l'agenda i els informes que es presentaran durant la reunió. Si la comissió es reuneix de forma contínua, distribueix còpies dels minuts de la reunió anterior. Permetre que els membres del comitè revisin les actes, agenda i altres informes. Pregunteu si hi ha comentaris sobre l'acta de la reunió anterior i després pregunteu si hi ha una moció i un segon per acceptar les actes.
Seguiu l'ordre de l'ordre del dia per a cobrir cada element durant la reunió. Permet que es facin propostes que siguin rellevants per al tema del programa que s'està debatent. Reconeix a cada membre que vulgui parlar sobre una moció. Permeteu que una persona parli a la vegada i doneu a cada persona la possibilitat d'escoltar-se, si és possible. Demana una votació sobre la moció quan es completi el debat. En alguns casos, els membres proposaran esmenes i la presidenta de la comissió demanarà una votació sobre les esmenes abans de la moció.
Finalitza la reunió quan s'ha completat l'ordre del dia o quan arribi el final de la reunió programada. El president de la comissió podrà adjuntar una reunió sense una moció, segona o vot. El secretari registra qualsevol negoci incomplet perquè es pugui posar en l'agenda de la propera reunió.
Consells
-
La majoria de reunions de comissions formals requereixen que un quòrum de membres estigui present perquè la reunió sigui vàlida. Els reglaments de l'organització definiran com s'aconsegueix un quòrum. En general, almenys la meitat dels membres.
