Les empreses contracten amb empreses externes per oferir una varietat de tasques de manteniment periòdicament. Aquestes empreses externes inclouen serveis de neteja, atenció a les plantes i eliminació d'escombraries. Aquestes activitats queden fora de l'operació principal de l'empresa. La contractació d'aquestes responsabilitats permet a l'empresa centrar-se en la seva operació comercial.
Compra inicial
Les empreses ingressen contractes de manteniment prepagament durant diversos mesos a la vegada. L'empresa paga l'import total del contracte per endavant i la companyia de manteniment es compromet a proporcionar el servei durant la durada del contracte. Quan l'empresa entra en el contracte, l'empresa registra el contracte com a actiu prepagat en els registres comptables. El comptable registra això debitant el "Contracte de manteniment prepagat" i acredita "efectiu" per l'import pagat pel contracte.
Ajust periòdic
Al final de cada període, caduca una part del contracte. Durant el període, el contractista proporciona serveis de manteniment al negoci. Com que el pagament complet ja s'havia fet, no es requereixen pagaments addicionals. No obstant això, s'ha de registrar l'expiració de la part del contracte. El comptador determina l'import del contracte que ha caducat prenent el pagament íntegre del contracte i dividint-lo en els períodes numèrics cobertes pel contracte. El comptador deporta "Despeses de manteniment" i els crèdits "Contracte de manteniment prepagat" per l'import en dòlars de la part caducada del contracte.
Informes de balanç
Els contractes de manteniment prepagats són comptes d'actius actuals. Un actiu corrent s'utilitzarà en un any. Un contracte de manteniment prepagat rarament s'estén més enllà d'un any i es qualifica com a actiu actual. El balanç divideix els actius en actius corrents i actius no corrents. El balanç llista els actius actuals primer.
Informes d'estat de resultats
El compte de resultats comunica la rendibilitat de l'empresa mitjançant la reducció de les despeses dels ingressos per determinar els ingressos nets. El comptador inclou totes les despeses d'explotació. La part caducada del contracte de manteniment, o "Despeses de manteniment", es registra al compte de resultats per arribar als ingressos nets de la companyia.
