Quan el vostre negoci està convidat a respondre a una sol·licitud de proposta, un client potencial us convida a enviar una resposta formal que indica com complirà un contracte. Encara que els licitadors potencials no solen obligar-se a rebutjar oficialment aquestes invitacions, sempre haureu de comunicar-vos les vostres intencions per escrit, així com a través de canals no oficials.
Per fer una oferta o no fer una oferta
Abans que una empresa decideixi declinar una RFP, una revisió interna de la RFP és un pas prudent. Els motius interns pràctics per disminuir inclouen els preus dels projectes, la programació i la manca d'experiència en relació amb els serveis o productes sol·licitats. No obstant això, les raons externes de la vostra empresa per a la disminució s'han de declarar diplomàticament: la possibilitat d'una futura relació comercial mai no s'ha de passar per alt.
Respostes oficials i no oficials adequades
Cada procés de RFP pot tenir requisits únics per a la forma de denegar oficialment la presentació de la proposta. Per exemple, alguns RFP inclouen una data específica "sense ofertes", en aquests casos, hauria de fer tot el possible per transmetre la seva intenció de declinar participar en el procés de la proposta abans de la data prescrita a la RFP. Aquest és un pas especialment important per gestionar correctament si inicialment va sol·licitar que s'inclogui la vostra empresa en el procés de RFP.
El RFP hauria d'incloure una llista de persones a les quals hauria de posar-se en contacte amb la declinació d'un RFP, i haureu de notificar una o més d'aquestes persones per correu. També són aconsellables els mètodes informals de comunicació, com ara el telèfon i el correu electrònic. A l'interès de potenciar futures oportunitats de negoci, hauríeu d'intentar dir-ho de manera gràfica, de vegades anomenat "no" a la tasca dient "sí" a la persona. Aquest és un enfocament intel·ligent que cal prendre quan estàs declinant una RFP.
