Els recepcionistes solen ser el primer punt de contacte que els clients i clients es reuneixen quan entren al vostre lloc de negoci o parlen quan truquen. Les primeres impressions són importants, de manera que trobar una recepcionista amb la millor combinació de professionalitat, competència i amistat farà un llarg camí per establir el vostre negoci com una operació ben dirigida.
Benchmarking Qualities
L'empresa de gestió de recursos humans, The Rainmaker Group, recomana adoptar un enfocament sistemàtic per identificar les característiques clau d'un recepcionista de qualitat abans de començar l'entrevista i contractar el procés. Atès que els recepcionistes solen ser el primer punt de contacte del món exterior, el missatge que la recepcionista envia ha d'alinear-se amb la vostra imatge corporativa. L'estil de conducta, els valors i els motivadors d'un recepcionista, juntament amb les habilitats de les persones i les seves qualitats personals, són molt importants, segons Rainmaker. Si bé la professionalitat i la competència són sempre importants, les qualitats personals desitjades poden diferir entre una galeria d'art i un despatx d'advocats, per exemple.
Comportament valorat
Tot i que la imatge corporativa és important, tots els recepcionistes de qualitat comparteixen característiques de comportament particulars que els converteixen en membres efectius de l'equip. En primer lloc, els recepcionistes han de ser centrats en el client, inclosos els clients que també són companys de feina. Els recepcionistes també poden gaudir de parlar amb la gent, i no us importen interrupcions freqüents, com ara un telèfon de trucada o un visitant d'oficina. A més, una recepcionista també ha de poder mantenir el seu entorn de treball ordenat i net; quedar-se organitzat l'ajudarà quan estigui cridat a realitzar dues tasques alhora, un fet habitual a la recepció. Les bones habilitats de comunicació, inclosa la capacitat d'escriure i parlar amb claredat i amb dicció adequada, també són essencials, segons Genius Center, una organització de suport empresarial.
Auto motivació
Una recepcionista eficaç ha de centrar-se en fer les coses de la manera correcta, d'acord amb Rainmaker, i d'una manera que s'ajusti a la cultura i l'estàndard de la companyia. No només una recepcionista ha d'aprendre ràpidament com funcionen les coses, sinó que s'ha de centrar en equilibrar una tasca amb la gestió del seu temps amb prudència. Aprendre sobre el negoci, incloent freqüentment dominar noves tasques i establir el lloc on més necessita, fa que el recepcionista sigui un actiu valuós. Encara que aquestes habilitats no formen part de la descripció oficial del lloc de treball, aquestes són les qualitats que estableixen una recepcionista efectiva a part d'una ineficàcia.
Habilitats personals
Els recepcionistes han de treballar amb poca supervisió i han de ser capaços de prendre decisions diplomàtiques i orientades al client, sovint sota coacció, sense que les seves plomes es retallen. Com a resultat, els millors recepcionistes solen ser flexibles i tenen excel·lents habilitats d'organització i organització. També són tàctils; tingueu en compte que un client enutjat pot treure els seus sentiments a la recepcionista, i una recepcionista capaç de sordre la frustració pot estalviar molts problemes de cap de gestió. Per tant, els maneres de tacte són fonamentals.
