Com configurar un sistema de comptabilitat de 12 columnes

Acabeu de començar la vostra petita empresa i, tot i que sap que heu de fer un seguiment de les despeses i els ingressos de la vostra empresa, no esteu preparat per invertir diners o temps en un programa com QuickBooks, i no esteu prou còmode amb Excel per configurar un full de càlcul. Està buscant un sistema de comptabilitat manual senzill i manejable que satisfaci les seves necessitats. Un sistema de comptabilitat de llibretes de 12 columnes podria ser la solució per a vostè.

Prepara el teu coixinet. Si la plataforma que heu vingut amb una secció perforada a la part superior de les pàgines, retireu amb cura el paper sobre la perforació. Això deixarà la part superior de la pàgina posterior exposada. És en aquesta pàgina que escriureu els noms per a les columnes. Si el vostre coixinet no té seccions perforades, haureu de tornar a escriure els noms de les columnes a la part superior de cada pàgina.

Assigneu un nom a les columnes. Penseu en el vostre negoci i enumereu les despeses que comporteu en aquest negoci, assignant-los columnes amb les despeses més habituals a les columnes més properes. Compreu l'inventari? Té moltes despeses de màrqueting? Altres despeses a considerar inclouen assegurança, gas, telèfon mòbil, Internet, material d'oficina, franqueig, lloguer i comissions. Escriviu els noms de les columnes al llapis, ja que és possible que necessiteu fer ajustos al principi.

Introduïu el vostre saldo bancari i les transaccions posteriors. La plataforma tindrà una columna per al vostre total en execució. Introduïu el saldo bancari reconiciat des de la vostra data d'inici a la primera fila i, després, comença a introduir les vostres transaccions. Introduïu una breu descripció de la transacció, l'import com a domiciliació o crèdit, depenent de si és una despesa (debit) o dipòsit (crèdit), i actualitzar el total de la càrrega. A continuació, introduïu la quantitat a la columna corresponent a la mateixa fila per categoritzar-la.

Afegiu les columnes a la part inferior de la pàgina. Quan arribeu a la part inferior de la pàgina o al final del mes, afegiu les columnes i col·loqueu els totals de la pàgina al final. Realitzeu aquests totals a la part superior de les columnes de la pàgina següent. Aquests totals es inclouran als totals a la part inferior de la pàgina següent per obtenir un total en execució per a cada categoria de despeses. Si ho prefereix, executeu dos totals al llarg de la part inferior; un per a la pàgina (o mes), l'altre per al total acumulat. A finals d'any, els totals es calcularan i estaran preparats per a la seva preparació.