La recaptació de deutes dels empleats actuals i anteriors és una de les principals preocupacions per a una organització. Un nombre creixent d'empreses ofereixen als empleats que aprofitin els préstecs de la seva empresa en termes relaxats, sempre que la companyia encara espera una recuperació puntual del préstec.
El procediment habitual de cobrament del deute es regeix pel contracte de préstec que estableix que l'empresa deduirà els pagaments periòdics del salari d'un empleat. No obstant això, en alguns casos, l'empresa pot permetre a un empleat ajornar el pagament. Si un empleat no aconsegueix fer pagaments puntuals o el deute es torna malament, l'empresa no té més remei que començar el procés de recuperació.
Proporcioneu una notificació per escrit a l'empleat, preferiblement lliurada a mà. L'anunci ha de ser signat per un funcionari de cobrament de deutes i s'ha de lliurar almenys 30 dies abans de fer qualsevol compensació contra el compte de l'empleat. L'avís hauria d'esmentar clarament la intenció de la companyia de cobrar el deute mitjançant la deducció del compte de pagament disponible actual de l'empleat.
Doneu al empleat l'oportunitat d'entrar voluntàriament en termes d'amortització amb l'empresa i proposar un calendari de reemborsament. Si l'empleat respon, entreu un acord escrit amb l'empleat, incloent-hi tots els detalls del pagament del deute.
Organitzar una audiència per part d'un funcionari d'audiència imparcial mitjançant la presentació d'una petició relativa a l'existència del deute i el calendari d'amortització, si els esforços per a la recuperació voluntària ja han fracassat. L'empleat ha de donar el seu consentiment abans de l'audiència que acceptarà la decisió presa pel funcionari de l'audiència.
Expliqueu al treballador que les declaracions falsament conscients poden conduir a accions disciplinàries o sancions penals. Menciona els drets i proteccions disponibles sota la llei.
Serveixi un avís final al treballador que expliqui que, a causa de la negligència de l'empleat i la manca de voluntat de pagar, l'empresa no té cap opció que ajustar el deute del salari actual o els fons en possessió de l'empresa. La notificació ha d'esmentar que els deutes que més tard es van eximir o es van considerar que no es deuen a l'empresa, se'ls reemborsarà a l'empleat.
