Imagineu un entorn de treball on no teníeu cap orientació sobre com comunicar-se de manera efectiva amb els vostres companys i sense polítiques sobre què dir al món exterior. No sembla que aquest negoci tingui un gran èxit, oi? La forma en què una organització es comunica amb els que hi pertanyen i aquells fora d'ella és integral per al seu èxit. Les polítiques i directrius de comunicació ajuden els empleats a compartir informació per fer els seus treballs amb eficàcia i recolzen la imatge de l'organització externament.
Paper de les comunicacions internes
La comunicació interna passa quan un negoci comparteix informació al si del seu personal. Les empreses poden comunicar-se per escrit a través de correus electrònics i memoràndums o verbalment en reunions i conferències. L'objectiu principal de la comunicació interna és identificar i compartir els objectius de la companyia. És fonamental que els empleats sàpiguen el que estan treballant. Els objectius poden ser empreses, departamentals o individuals. Independentment, sabent quin és el seu propòsit en el treball, els empleats es mantenen en marxa.
Crear un millor entorn de treball és una altra de les raons per les quals la comunicació interna és tan important. En comunicar-se dins de la companyia sobre canvis organitzatius, números de vendes i recursos humans, les empreses poden crear entorns de treball transparents i eficaços en què els empleats prosperin. Això ajuda a reduir les taxes de rotació, atreure nous talents i augmentar la satisfacció dels empleats. Les empreses també poden aturar els rumors de l'empresa abans de començar, assegurant que es comuniquin de manera oberta i rutinària amb els seus empleats.
La comunicació interna ajuda a les empreses a romandre a la marca i a mantenir el control del missatge. En tenir una promesa de marca sòlida que es comunica internament, els empleats tenen un millor maneig de conversar amb clients i altres parts externes. Amb la comunicació que condueix a objectius clars i un personal ben entrenat, les empreses tenen més possibilitats de garantir que les interaccions amb els clients siguin positives.
Objectiu de les comunicacions externes
La comunicació externa passa quan un negoci canvia informació amb clients, clients potencials, socis, proveïdors, inversors i altres agents externs a l'empresa. És integral que l'organització implementi polítiques que guien als empleats sobre el tipus d'informació que es pot compartir fora de l'empresa, a qui compartir-la i com compartir-la.
Tenir orientacions sobre quin tipus d'informació per compartir amb quina part és important perquè determinada informació no caigui en mans equivocades o generi problemes per a l'empresa. Per exemple, si una empresa està desenvolupant un nou producte que revolucione el mercat, és important no compartir detalls específics d'aquest producte amb els competidors abans del seu llançament. No obstant això, és possible que la companyia vulgui informar als seus valuosos clients, inversors i socis sobre el producte abans que ningú més.
El control de la informació negativa sobre l'empresa és un dels motius pels quals la comunicació externa efectiva és tan important. Al disposar d'una estratègia, les organitzacions poden arribar a les parts interessades externes i discutir els problemes que es plantegen. Si una empresa tracta d'un desastre de relacions públiques, per exemple, tenir un pla per parlar amb els mitjans de comunicació i els clients és una part important del maneig de la situació.
Assegurar un missatge unificat intern i extern
Perquè una empresa tingui èxit, la comunicació interna i externa necessita treballar junts per complir els objectius de l'empresa. Per exemple, si l'empresa comparteix informació conflictiu amb els seus empleats i els seus inversors, potser haureu de fer front a diversos grups d'interès infeliços i no motivats, que podrien generar problemes més importants.
Les empreses han de mirar tant als públics interns com externs, junts per tenir una política de comunicació unificada. Per exemple, si una empresa està desenvolupant un missatge de marca, és fonamental crear conjunts de parlar tant per a ús intern com extern. D'aquesta manera, l'empresa pot desenvolupar missatges que recorrin als seus empleats i els motivi a fer els seus llocs de treball, a més de la informació que atrau els seus clients i socis. Si aquesta missatgeria es va desenvolupar per separat, pot haver-hi idees conflictius o diferents termes confusos tant interns com externs.
