La creació d'un calendari de projectes realistes és un dels majors desafiaments que s'enfronta un gestor de projectes. Hi ha alguns problemes habituals en la programació del projecte que es poden preveure i evitar, donant a tots els implicats en el projecte més confiança en el calendari.
Estimació de la durada de la tasca
El problema més bàsic i comú amb la programació del projecte és estimar la durada de cada tasca del projecte. La majoria de les persones subestimen quant de temps trigaran a fer-ho, donant lloc a un calendari que reflecteix només un cas millor. Per evitar-ho, podeu afegir temps a cada tasca si podeu calcular quant ha infravalorat el membre de l'equip. (Moltes persones subestimen constantment un percentatge determinat). O bé, podeu afegir el temps de contingència com a element separat a la vostra programació. Tot i que de vegades es fa malbé com "farcit" del vostre horari, en realitat és una manera realista de fer el pla més precís.
Assegureu-vos de no perdre cap tasca del projecte necessària. És fàcil passar per alt aquells fets per grups fora de l'equip del projecte o aquells que l'expert en assignatures que realitzin els pressupostos estimen són tan evidents que no cal mencionar-los.
Assignació de recursos
La majoria dels horaris dels projectes es basen en el supòsit que la persona correcta del recurs estarà disponible exactament quan sigui necessari. Però tret que la vostra organització tingui un bon mètode per assignar persones a projectes, pot ser que això no passi. També cal tenir en compte de manera real la quantitat de temps que cada membre de l'equip pot gastar en el vostre projecte, tenint en compte altres projectes, assistència operativa o tasques administratives que han de fer.
Configuració de la data d'implementació
En molts casos, la gestió o algun factor extern ha establert la data d'implementació del projecte abans de desenvolupar un calendari. Es pot demanar que redueixi el temps previst per a algunes tasques per satisfer la data de finalització necessària. Haureu de comunicar de forma proactiva al patrocinador del projecte els riscos que implica fer aquests canvis.
Gestió del Desconegut
Els esdeveniments desconeguts, com ara canvis en l'entorn empresarial o problemes amb una nova tecnologia, poden provocar que les tasques del projecte triguin més del programat. Si identifica possibles riscos al principi del projecte, podràs gestionar millor qualsevol que es produeixi i reduir així el seu impacte en el teu horari.
Gestió del canvi
Els canvis en l'abast del projecte, els requisits que s'han de realitzar o la tecnologia que s'utilitzi poden alterar el calendari del vostre projecte. Aquest tipus de canvis han de passar per un procés formal de gestió del canvi de projecte, de manera que el patrocinador del projecte i els clients poden acceptar qualsevol canvi d'horari en comptes de sorprendre'ls desagradablement.
Estimació de grans projectes
Un gran projecte té més interdependències entre tasques i entre grups de treball o persones. Aquest nivell de complexitat fa més difícil predir el calendari, que haurà d'incloure temps per a tal coordinació.
