La planificació d'un esdeveniment requereix molta feina. Per a cada persona o empresa els serveis dels quals contracteu, necessitarà un contracte per protegir-vos de ser cobrat o atrapat sense aquests serveis el dia de l'esdeveniment. Utilitzeu un llenguatge simple i conciso en escriure un contracte d'esdeveniment perquè no hi hagi lloc per a una interpretació errònia de qualsevol de les parts.
Compileu tota la informació que necessiteu incloure al contracte en un document per a la seva referència. Això inclou els noms i la informació de contacte de vostè i de la companyia o individu, inclosa l'adreça, el número de telèfon i l'adreça de correu electrònic, la data de l'esdeveniment, el temps que requereix que es mostrin els treballadors i el moment en què s'inicia l'esdeveniment i s'espera que final. Escriviu una llista de qualsevol equip rellevant que us proporcionareu i què us espera que el treballador contractat porti. Per exemple, si contracteu un DJ, deixeu en clar si podeu subministrar oradors, però el DJ és responsable dels cables.
Creeu un formulari amb seccions per a la informació de contacte, les dates i els horaris enumerats, així com les expectatives de la vostra llista. Per obtenir un contracte ja formatat, Microsoft Office ofereix diverses plantilles gratuïtes per triar.
Escriviu un acord de pagament indicant el vostre nom com a contribuent, el nom del treballador contractat (o el nom de l'empresa) com a destinatari, el salari horari o global i les tarifes addicionals que es puguin afegir o restar (Especifiqui específicament per què això podria passar, si es aplicable.). Inclogui el mètode de pagament (xec, efectiu, PayPal) i quan s'emeti el pagament. Si el pagament s'emetrà el dia de l'esdeveniment, indiqueu si serà abans o després de completar els serveis.
Escriu una secció específicament per a reembossaments i cancel·lacions, i expliqueu explícitament quines són les vostres bases per no emetre el pagament. Inclou una finestra de temps per cancel·lar. Per exemple: "L'empresa pot cancel·lar fins a 48 hores abans de l'esdeveniment, o se'ls valorarà una tarifa". Indiqueu quines tarifes també seran.
Escriviu una secció per a qualsevol altre element negociable específic del vostre esdeveniment i com es puguin resoldre. Per exemple, si l'esdeveniment és a l'aire lliure, incloeu un pla de "dia de pluja" o indiqueu si cancel·larà l'esdeveniment, com notificarà al treballador contractat i quina (si s'escau) compensació pot rebre.
Creeu una secció amb el nom i els noms complets dels treballadors contractats, escrits, amb una línia actualitzada i signada. Copieu el contracte d'esdeveniment signat per al treballador i conserveu una còpia addicional per als vostres registres.
