Quan planifiqueu una reunió en un hotel, voldreu assegurar-vos que el departament de vendes capturi les necessitats del vostre grup correctament perquè no se us cobri. El vostre contacte a l'hotel crearà un resum del grup per a la vostra reunió per compartir-lo amb altres departaments i garantir-vos que es proporcioni tot el que necessiteu a l'hotel. Un resum de grup és un perfil que inclou l'objectiu de la vostra organització de reunir-se a l'hotel, la quantitat de persones que hi assisteixen, el nombre d'habitacions per dormir i els espais d'estacionament necessaris, la restauració i altres necessitats funcionals que l'hotel proporcionarà. Aquest perfil s'ha de crear uns 14 dies abans del vostre esdeveniment, de manera que la vostra línia de temps s'adapti en conseqüència.
Escriviu tot el que necessiteu per a la reunió i proporcioneu-lo al contacte amb les vendes de l'hotel per assegurar-vos que l'hotel disposa dels recursos per satisfer les vostres necessitats. Els menjars, aperitius, places d'aparcament, sales de descans i habitacions nocturnes són exemples d'articles que haureu de compartir amb el contacte de vendes. Això li donarà una idea preliminar per la seva visió de la reunió i el paper de l'hotel per fer-ho funcionar sense problemes. Pot proporcionar un formulari estàndard per completar-lo per capturar aquesta informació.
Creeu dates de venciment per als registres de reunions participants respecte a la línia de temps que el contacte amb les vendes de l'hotel necessiti informar al personal de les necessitats de la vostra reunió. Utilitzeu incentius per fomentar la inscripció anticipada, incloses les tarifes de registre amb descompte o les avantatges de la conferència. Assegureu-vos que els participants saben què hi ha disponible per a l'ús a l'hotel i que consideren incloure el registre per a activitats addicionals al vostre formulari. Els tractaments de spa, sopars sense reunió i activitats d'excursió són elements que podeu incloure si l'hotel disposa dels recursos per proporcionar-los i que compleixen l'abast de la vostra reunió.
Comuníquese amb el contacte de vendes una vegada superi la vostra data de venciment final per assegurar-se que compta amb un recompte de les persones que hi assisteixen i què serà necessari de l'hotel. Base els números addicionals sobre la comunicació que rep dels participants potencials que vulguin assistir, però el desig de registrar-se al lloc i els números històrics per al registre in situ.
Sol·liciteu una revisió del vostre currículum de grup dues setmanes abans de la reunió. En aquest moment, el currículum del grup s'ha creat i estarà llest per ser compartit amb la resta de l'hotel. Voleu assegurar-vos que els números i les activitats capturats pel contacte de vendes coincideixin amb els números i les activitats planificades per a la reunió. Feu preguntes per assegurar-vos d'entendre totes les línies de comanda que esteu revisant. Porta immediatament les discrepàncies a l'atenció del contacte de les vendes.
Reviseu la factura de l'hotel i compareu-lo amb la informació que hàgiu revisat al vostre currículum del grup i la informació de registre de la vostra organització un cop finalitzada la reunió. Comproveu si hi ha imprecisions i sobrecàrregues. Si trobeu alguna, poseu-vos en contacte amb el vostre contacte de vendes i el gestor de vendes perquè puguin corregir-se d'acord amb això.
Consells
-
Sol·liciteu una còpia física del currículum del vostre grup abans de la reunió per mantenir-se en els vostres registres. Reviseu els formularis de resum del grup d'exemple per tenir una idea del que el departament de vendes de l'hotel necessitarà amb antelació. Comunica els canvis importants que afectaran la vostra assistència a la reunió el més aviat possible.
