Trencar hàbits antics o aprendre nous és difícil per a algunes persones. Això pot ser un repte en el lloc de treball si els empleats han estat fent la mateixa rutina durant molt de temps i són incòmodes amb qualsevol cosa que perceben com a interrupcions (o fins i tot amenaces) per a la seguretat laboral. La seva voluntat d'adaptar-se al canvi depèn en gran mesura de com es presenten els canvis en les polítiques i els procediments escrits.
Determinació Si el canvi és necessari
Un axioma popular suggereix que si alguna cosa no està trencat, no cal arreglar-ho. Tanmateix, al lloc de treball, un entorn estancat que s'adhereix a la vella manera de fer les coses "simplement perquè" es quedarà enrere davant la competència si no es manté al corrent d'idees, tendències i avenços tecnològics que podrien ajudar-lo a millorar. Aquests inclouen factors com l'equipament d'última generació, la fusió, l'externalització i fins i tot la reducció de la mida per gestionar millor els recursos. Abans de proposar noves polítiques i procediments, és fonamental avaluar com aquests beneficiaran directament o indirectament a l'empresa, quant de temps trigarà a integrar-los plenament en les operacions i en les mentalitats existents, el que costaran els canvis proposats i quines seran les conseqüències si l'empresa no fa res en absolut.
Rellevància i participació
Els éssers humans de qualsevol edat generalment no els agrada dir-los què fer, especialment si creuen que se'ls demana que facin alguna cosa sense una bona raó. A més, si les seves opinions sobre el tema no es demanaven per endavant, hi ha una major probabilitat que posaran resistència perquè creuen que els poders que són --- ja siguin pares, cònjuges o patrons --- no respectin ells Si, per exemple, voleu que el personal de la seva oficina inicial iniciï classes de llengua espanyola patrocinades per l'empresa, necessita veure la connexió entre aquest nou conjunt d'habilitats i les seves interaccions amb clients de parla hispana que posteriorment generaran més negocis, augmentaran els beneficis de l'empresa i donen lloc a augments, bonificacions i comandes superiors. Tot i que no sempre és pràctic o aconsellable posar totes les regles noves a un vot de la comissió, sol · licitar comentaris i idees dels treballadors de manera contínua, permet als administradors anticipar les reaccions dels treballadors a les polítiques i procediments de transició.
S'està lliurant el missatge
Ja sigui que introdueixi una nova política en matèria de seguretat d'oficina o proporcioni materials de formació sobre com operar una nova peça, no només ha de decidir com es va a empaquetar i difondre la informació, sinó també com es mesurarà la seva efectivitat. Si es tracta d'un canvi de política, per exemple, heu de decidir si es mostrarà en un format de memòria, es comunicarà per correu electrònic o s'hi accedeix des d'un lloc web intern que els empleats revisen rutinàriament per actualitzacions i anuncis d'empreses. El mètode que trieu depèn de la mida de l'oficina, la urgència del problema i la capacitat dels treballadors de responsabilitzar-se. Si es tracta d'un document de procediment, haureu de decidir si serà només text, text amb gràfics o text amb fotografies. L'enfocament que trieu es basarà en la complexitat de la tasca i el material, així com l'intel·lecte dels lectors objectiu. El mesurament de l'èxit de la nova política o del procediment serà quantitatiu o qualitatiu a partir d'increments trimestrals. També es pot provar una nova norma sobre un programa pilot o dividir-se en segments més petits per facilitar gradualment als obrers en una rutina diferent, a diferència d'un canvi radical que ocorre durant la nit. Exemple: la transició cap a una "oficina sense papers" començaria amb els treballadors que aprenen a operar equips d'escaneig, reduint el nombre de còpies físicament presentades i eliminant els gabinets d'arxius per complet.
Conseqüències
Quan anuncieu una nova política que "Divendres Casual" està sent cancel·lada per polir la imatge de l'empresa, la vostra expectativa és que els empleats es veuran més professionals el divendres que veus. Encara que segueixin vestint-se casualment, no obstant això, es tracta d'un producte que simplement oblida que la nova política va entrar en vigor (de vegades la corba d'aprenentatge pot ser lenta) o una voluntària decisió de la seva banda ignorar-la. Si la vostra política escrita no inclou cap esment de com s'aplicarà la nova norma, serà difícil aconseguir que algú la prengui en seriós. En la redacció d'una secció pertinent a les conseqüències, és important que consulteu l'idioma amb un representant d'un representant i / o un advocat per assegurar-vos que (1) la disciplina és apropiada, (2) la disciplina és coherent amb les lleis sindicals, (3) el llenguatge és clar i fàcil d'entendre i (4) la disciplina és raonable i no pertorba el flux de treball. Per exemple, un empleat pot estar encantat de llegir que "qualsevol persona que violi el codi de vestimenta del divendres serà enviat a casa immediatament per canviar" (especialment si sortir del treball durant una hora o dues era exactament el que volia de totes maneres).
