Un sistema de numeració de polítiques i procediments ajuda els usuaris a navegar a través d'un manual basat en paper o en línia. Un sistema estandarditzat tant proporciona una organització lògica i assegura que un usuari pot trobar informació sense haver d'escanejar cada pàgina i encapçalament. L'organització departamental i un sistema de numeració numèrica o alfanumèrica són maneres simples però efectives per assegurar-se que una política o procediment només pot tenir una ubicació possible al manual.
Disseny de polítiques i numeració de pàgines
Organitzeu polítiques alfabèticament, incloses cadascuna com un capítol separat, i numereu cada capítol usant un número compost, com ara 1.0 i 2.0. Per exemple, si la política del departament de recursos humans ocupa el capítol cinc, utilitzeu "5.0 - Recursos humans" com a capítol del capítol. Número de pàgines dins de cada capítol en ordre seqüencial, no en ordre seqüencial des del principi fins al final del manual.
Numeració per a procediments
Creeu números per als procediments afegint números de capítols. Per exemple, si "5.0 - Recursos humans" inclou sis procediments, numero aquests de 5.1 a 5.6, i incloeu el nom de cada procediment. Utilitzeu sagnies, lletres minúscules i números romans de minúscules per identificar els passos i subtrames dins de cada procediment. Per exemple, si els procediments de terminació ocupen la posició 5.2, utilitzeu les lletres "a, b i c" per identificar els passos en la finalització d'un empleat. Si algun d'aquests passos inclou els passos secundaris, identifiqueu-los utilitzant nombres romans de majúscules com "i, ii, iii".
Consideracions del sistema de numeració
Encara que un bon sistema de numeració permet revisions, no és totalment infal·lible pel que fa a les addicions. Si és possible, muntar el manual i crear el sistema de numeració només després d'haver acabat de crear totes les polítiques i procediments necessaris. En cas contrari, haureu d'afegir polítiques noves al final del manual o tornar a numerar tot per mantenir l'ordre alfabètic.
