Mitjançant els processos de gestió d'adquisicions, els professionals empresarials adquireixen els recursos que necessiten proveïdors o venedors per realitzar negocis. Les polítiques i els procediments de gestió d'adquisicions efectives permeten als professionals de comprar negociar els preus dels subministraments i proveïdors per obtenir els millors materials i serveis de qualitat per a les operacions comercials.Com que les grans empreses adquireixen recursos en grans volums, normalment utilitzen processos de gestió de compres formals. Les empreses més petites utilitzen tècniques més informals per obtenir els béns necessaris per a les seves empreses.
Beneficis
La transformació de la funció de gestió de contractes des d'una funció administrativa fins a un procés estratègic implica que un negoci depèn de la gestió eficaç dels processos de compra. El desenvolupament de coneixements crítics sobre gestió de compres permet als professionals empresarials augmentar els seus coneixements sobre gestió de producció i inventari, millorar l'eficiència mitjançant la racionalització de processos a través de la cadena de subministrament mitjançant tècniques precises de predicció, maximitzar la satisfacció del client mitjançant la distribució de productes i serveis de forma oportuna i augmentar la credibilitat entre els companys, empresaris i proveïdors.
Desenvolupament de processos de gestió de contractes
La gestió eficaç de les adquisicions comença amb el reconeixement que la gestió dels processos utilitzats per signar contractes beneficia a l'empresa. Una vegada que una organització estableixi la documentació estàndard de les polítiques i els procediments associats a la gestió del contracte, el personal es pot responsabilitzar per complir i complir amb aquests estàndards. Al principi, només els contractes d'alta visibilitat que compleixen els llindars del pressupost estan subjectes a aquestes directrius, però a mesura que la funció d'adquisició de l'organització maduri, els professionals d'adquisicions apliquen aquests estàndards a altres ofertes.
Automatització de processos de gestió de contractes
Atès que els professionals de la gestió de compres institucionalitzen polítiques estàndard a tota la seva empresa, estableixen documentació i procediments que s'han de completar per completar una transacció. L'ús d'eines de programari, l'automatització d'aquestes funcions segons el tipus de contractació, els termes i condicions, l'import en dòlars o altres requisits simplifica el procés.
Integració de processos d'adquisició
A mesura que els processos de gestió contractual arriben, les organitzacions integren funcions crítiques d'adquisició amb altres processos operatius bàsics, com ara la gestió financera, la gestió del rendiment i el disseny d'enginyeria. Oferir formació a tots els empleats garanteix que cada departament segueix les millors pràctiques establertes. Des de 1973, l'Associació per a la Gestió d'Operacions ha proporcionat educació crítica a més de 90.000 professionals de la indústria en temes com la gestió d'adquisicions. A més, mitjançant l'ús de mètriques de producció de cada departament, els professionals de contractació poden analitzar dades per negociar de manera més eficaç amb els proveïdors i prendre decisions sobre qualitat i servei que afectin la rendibilitat a llarg termini de tota la companyia.
Avaluació de l'eficiència
L'avaluació de l'eficiència inclou els esforços continus de millora de processos realitzats pels professionals de l'adquisició. Aquests projectes, dissenyats per millorar el procés de gestió del contracte, reflecteixen les experiències i les lliçons apreses per projectes anteriors. En assegurar que l'organització segueixi el flux de treball més eficient amb la menor quantitat de signatures d'aprovació necessàries, una empresa aconsegueix el major nivell de capacitat de compra.
