Com crear una plantilla SOP

Els procediments operatius estàndard (SOPs) són una forma popular de proporcionar orientació coherent als empleats d'una organització. L'ideal seria que si agafes algú fora del carrer, aquesta persona hauria de poder completar la tasca sense res més que un SOP i les eines necessàries. Un punt clau de partida de qualsevol cartera SOP és la creació d'una plantilla SOP per a la coherència. No necessiteu cap programari o habilitat extravagants; només cal equilibrar els elements requerits i el que voleu que sembli la plantilla.

Articles que necessiteu

Ordinador
Programari de processament de textos

Obriu un nou document de processament de textos. Deseu el fitxer amb el nom que voleu utilitzar per a la vostra plantilla SOP i la data per al control de versions. Per exemple: "YourCompanyName_SOP_Template_01-16-2010".

Insereix una taula al encapçalament. El nombre de files i columnes d'aquesta taula us correspon; Tingueu en compte que necessitarà, com a mínim, una cel·la per al número, el títol i l'aprovació de la SOP, o la data efectiva del document. També podeu utilitzar una cel·la per al número de pàgina i el logotip o el nom de l'empresa si ho desitja. El millor de la taula de l'encapçalament és que es repeteix tot el document a mesura que afegiu pàgines.

Inseriu una taula gran a la primera pàgina del document. Aquesta taula contindrà el número i el títol del SOP a la part superior, seguit de les cel·les per signatures del personal clau, com ara l'autor del document i els funcionaris d'aprovació, amb els seus noms, títols i dates signats. Escrigui els encapçalaments per a cada cel·la, com ara "SOP Title" per a la cel·la superior, "SOP Author" per a la següent cel·la i "QA Approval" per al nombre adequat de cel·les.

Creeu seccions per a la introducció, responsabilitats, materials i equips (si escau) i procediment. Altres seccions poden incloure glossaris d'abreviatures, termes o productes. Atès que es tracta d'una plantilla, és possible que vulgueu incloure una oració o dues que descriguin el que s'espera per a cada secció si teniu previst tenir diversos autors SOP.

Formateu les vostres seccions. Una de les maneres més comunes de presentar seccions SOP és iniciar un sistema de numeració, lletra o combinació per a cada secció. També podeu fer servir bales i guions. Recordeu que, però, és més fàcil referir-se o revisar SOP per indicar una secció per la lletra / número.Mostra el que ha de tenir el format de seqüenciació per a cada línia posterior d'una secció, com ara "A, B, C"; "1, 2, 3"; o "A1, A2, A3, B1, B2, B3".

Inseriu altres dues taules al final de la plantilla. Una de les taules ha de ser per a la llista de referències externes o per als apèndixs i formularis que podeu adjuntar als canvis SOP per a la versió. L'altra taula pot ser documentar l'historial de versions del SOP i els motius pels canvis. Aquestes taules poden continuar utilitzant el format de numeració / lletra que la resta de la plantilla utilitza.

Deseu el document com a fitxer de plantilla de només lectura. Això ajudarà a evitar que la plantilla es sobreescriviu accidentalment forçant l'usuari a desar el document amb un nom diferent si es modifica.