Per signar o no per signar? Aquesta és la pregunta que sovint sorgeix quan els directius ocupats es proposen escriure una nota. A diferència de les lletres comercials, que clarament requereixen una signatura, les notes són una qüestió diferent. Ja sigui per signar-los, no és clar per a molts directius joves que acaben d'iniciar-se al món empresarial. Els següents consells us ajudaran a aclarir si signar o no fitxar.
Articles que necessiteu
-
Ordinador
-
Programa bàsic de processament de textos
-
Guia de gramàtica o llibre d'estil, és a dir, Llibre d'estil AP
-
Investigació temàtica, és a dir, informes financers, informes comptables, etc.
-
Diccionari, diccionari de sinònims, programari de full de càlcul (opcional)
A la superfície poden semblar similars, però hi ha moltes diferències entre una nota i una carta. Les cartes escrites al capçal de la companyia són documents externs. Tendeixen a anar a públics més petits fora, com ara clients, proveïdors i reguladors de la indústria. Això fa que la signatura sigui un element obligatori. Els Memos, tanmateix, són interns i solen veure els empleats d'una empresa. A la pràctica, les notes no inclouen una signatura. Tanmateix, de vegades els administradors sàpiguen incloure les seves inicials al costat del seu nom a l'encapçalament. El veritable truc és saber si i quan ho fa.
El propòsit d'un memoràndum ajudarà a dictar si signar-lo o no. Segon al correu electrònic, les notes són una eina principal que utilitzen els administradors per compartir informació amb els empleats, ja siguin simples anuncis o informació clau sobre canvis en la política. Alguns memos tendeixen a ser més sensibles a la natura que altres.
Què tan sensible és la informació? Els memos de rutina, aquells que tracten temes no controvertits, constitueixen la major part dels missatges enviats pels administradors. Aquests tipus de memoràndums rares vegades requereixen un seguiment i solen tenir-se en valor nominal. Altres temes, com ara mesures de reducció corporativa, reducció de beneficis per a la salut, etc., poden ser difícils per als empleats a escoltar. Com a resultat, es pot impugnar la seva validesa. Quan el tema és sensible, l'escriptor de notes pot iniciar la nota per afegir validesa als continguts. Però fins i tot llavors, les inicials no són obligatòries.
Quantes persones rebran la nota? Una vegada més, les notes a vegades es dirigeixen a centenars de persones i inicialitzar-les poden ser una tasca que consumeix molt de temps. En el món dels negocis, el temps és diners. Fins i tot afegir inicials pot ser una gran empresa. Al decidir si voleu inicialitzar una nota o no, pregunteu què valor s'afegeix amb aquesta tasca? Si no n'hi ha, ometeu-la.
Consells
-
Els blocs de la signatura indiquen als lectors que han arribat al final d'una carta. Tanmateix, amb memoràndums, el telègraf finalitza utilitzant expressions de transició que destaquen la conclusió, com ara "en tancament" o "per fi".
Avís
Recordeu, tant si esteu escrivint una nota com una carta, amb o sense una signatura, pot ser un document legalment vinculant. Mai s'escapoleu cap correspondència amb pressa. Vostè podria aconseguir a si mateix i la seva empresa en aigua calenta.
