Informar sobre un ajut que ha rebut la vostra organització és un aspecte important de la relació entre la institució de beques i el destinatari de la subvenció. Els informes de subvencions proporcionen informació sobre les activitats realitzades a la proposta original de subvenció, noves troballes, dificultats, èxits i finançament. Ser honest, clar i proper en un informe de beques ajuda a la institució de subvencions a mesurar el seu impacte i aprendre de l'experiència de la vostra organització. És important informar sobre els resultats específics i les activitats proposades a la proposta original de subvenció. Els informes de subvencions típicament inclouen una carta de presentació, un full de càlcul, una secció narrativa i financera.
Recopilar informació i delegar tasques
Quan es comença a escriure un informe de subvenció, vol ser clar sobre els detalls que va proposar en la proposta de subvenció i estar molt familiaritzat amb el projecte finançat per aquesta subvenció. Consulteu la carta d'adjudicació i proposta de subvenció.
Ben abans de la data límit de l'informe, obteniu ajuda dels caps dels departaments adequats que necessiteu per completar l'ajut. Per exemple, consulteu finançament i comptabilitat dels estats financers, personal del programa per a informes de camp, director executiu de signatura i comunicacions per a fotografies.
Recolliu els diferents materials i manténgalos a la punta dels dits, ja que els posa tots junts a l'informe.
Escriu el full de coberta i la secció narrativa
La primera secció és la portada i demana la informació bàsica de contacte i les dades que enllaçaran el vostre informe de subvenció amb la seva proposta de subvenció original. Aquesta secció inclou el nom legal de la vostra organització, el rang de dates del projecte descrit a la subvenció, el nom del director executiu o el president de la vostra organització, el nom de la persona de contacte més familiaritzada amb el projecte finançat i l'informe de subvenció. També inclouen la vostra adreça de correu completa, números de telèfon i fax, adreça de correu electrònic, nom del projecte, import de la subvenció, número d'identificació de subvenció i finalitat de la subvenció. Assegureu-vos que tota aquesta informació es correspon amb el que es troba a l'aplicació original de subvenció i en la carta d'adjudicació. Al peu de pàgina del vostre informe, poseu el vostre número d'identificació de la beca i el número de pàgina de l'informe.
A la secció narrativa, expliqueu com el finançament del projecte va marcar una diferència en la vostra comunitat o en la vida de les persones que vau ajudar. Podeu proporcionar dades quantitatius i estadístiques com ara taxes de graduació, nivells d'ingressos o qualificacions. També podeu proporcionar dades qualitatives com a enquestes, entrevistes o històries d'individus o famílies que es beneficien dels vostres serveis.
Digueu-li al becari si heu descobert novetats com a conseqüència de la subvenció. Expliqueu detalladament si ha ocorregut alguna cosa inesperat, bo o dolent.
Expliqueu-vos al concessionari si heu treballat en col·laboracions amb altres organitzacions i com va impactar el projecte. Això és important perquè els concessionaris valoren la col·laboració entre les organitzacions.
Compartiu les lliçons apreses del projecte. Descriu amb detall els reptes que van sorgir durant el projecte i la seva superació. Si ho fa bé, obtindrà molt respecte per part del concessionari. Aprecien quan les organitzacions sense ànim de lucre expliquen que és al contrari que el recobriment del sucre.
Deixa que el concessionari sàpiga quins són els plans de futur per al projecte. Inclogui les fonts de finançament si el projecte continuarà. Expliqueu com podeu alterar el projecte donant les noves lliçons apreses.
Gràcies a la beca per la seva generositat per invertir en el vostre projecte. Expressa la vostra gratitud. Afegiu comentaris addicionals pertinents.
Inclou Finances
El becari pot sol·licitar comptes financers específics, com ara ingressos, fluxos d'efectiu i un balanç. Envieu els documents sol·licitats per a l'any del projecte. Expliqueu els canvis extrems de la vostra salut financera des del moment que vau rebre el premi de subvenció fins al moment en què esteu informant. És millor que ho assenyali i tingui una bona explicació que fer que el concessionari es descobreixi per si mateix. Estigueu al dia
Proporcioneu un informe detallat sobre els fons de la subvenció gastat en els projectes específics. Les dades que proporcioneu en aquesta secció haurien de correspondre directament amb el vostre pressupost en la proposta de subvenció.
Si teniu costos inesperats, incloeu-los a l'informe i identifiqueu-los com a tals. També expliqueu aquests costos en la secció narrativa de l'informe de subvenció.
Empaquetar l'informe
Incloeu una breu carta de presentació que detalli el contingut de l'informe que hauria d'incloure el número d'identificació del premi. La carta hauria de ser del director executiu de la seva organització o del seu president a la seva institució de concessió de beques. La carta ha d'agrair novament al donant la subvenció. Mai no podeu agrair prou.
Editeu la narrativa de subvencions amb l'ajuda d'un altre col·lega. Obteniu un tancament final de les finances financeres. Assegureu-vos que la font i el to de l'informe són coherents al llarg de l'edició.
Adjunta enquestes, gràfics, mapes, estadístiques o informació recollida per mesurar el vostre projecte. Vau resumir els aspectes més importants de la secció narrativa, però aquests s'han de posar a disposició com a referència. Presenteu totes les dades el més breu possible.
Utilitzeu els fitxers adjunts promocionals amb moderació. Els proveïdors de premis estan molt ocupats i simplement no tenen temps de desviar-se, encara que tots els volums de l'esdeveniment, fotos i comunicats de premsa. Tria les millors dues o tres imatges, una peça de televisió publicada o emesa, i potser un butlletí de la teva organització. Si decidiu adjuntar material addicional, assegureu-vos que ajudi al vostre cas i està directament relacionat amb el projecte.
Obteniu una signatura d'un representant autoritzat de la vostra organització, probablement la mateixa persona que va signar la sol·licitud de subvenció.
Enviar a temps
Envieu l'informe de subvenció al mitjà i mode dictats a la carta de premis. La institució de beques pot sol·licitar un correu electrònic, tenir un portal en línia o preferir tres còpies enviades per correu electrònic de la USPS. Sempre és més segur de comprovar dues vegades.
Confirma el rebut. Si no rebeu una confirmació automàtica, podeu contactar amb la persona adequada del personal de la institució de concessió de beques per confirmar la recepció de l'informe de la vostra beca.
Deseu una còpia per als vostres registres. En el cas que passi qualsevol cosa amb el lliurament de l'informe de la beca, heu d'estar preparats per enviar una altra còpia a l'autor.
