És difícil fer un seguiment d'un negoci a mesura que creix. Pot ser encara més confús quan intenteu comprendre com l'estructura ha canviat al llarg del temps, per exemple, l'expansió o els canvis administratius. L'assignació de processos ajuda a la gestió a veure els canvis a través d'un diagrama. Perquè el diagrama sigui precís, però, cal seguir determinades normes en la construcció d'un mapa de processos.
Defineix els símbols del diagrama
Cada mapa de procés té un conjunt de símbols que representen tasques diferents. Abans de començar a construir un mapa de processos, cal definir aquests símbols. Els ovals, per exemple, mostren entrada al principi del procés o sortida al final del procés. Les caixes o els rectangles mostren tasques o activitats que tenen lloc durant el procés. Les fletxes mostren el flux d'adreça, i els diamants mostren punts en el procés quan es fan preguntes o es necessita una decisió. (Per obtenir un exemple, consulteu Recursos).
Definir el procés
Determineu on comença el procés i on acaba. Normalment, el processament de mapes es fa quan canvieu la manera com la gent fa el seu treball, per exemple, afegint un procés automatitzat, quan la vostra empresa es fusiona amb una altra empresa, quan introduïu una nova línia de productes i heu d'entendre l'impacte que tindrà Tingueu en el vostre personal, tasques i tecnologies i quan intenteu reduir costos i millorar l'eficiència. Determineu el que intenteu fer, quan comença, quan finalitzi i assigneu el nom del vostre mapa de procés en conseqüència.
Llista els passos
Els passos poden mostrar informació suficient o una gran quantitat de detalls. Independentment de la ruta que trieu, mantingueu el text senzill. Escriviu cada pas en el formulari "verb-object" com ara "pla d'acció".
Crea una seqüència
Utilitzant notes post-it o targetes d'índex, mapeu els passos d'esquerra a dreta en forma de diagrama. No us preocupeu per dibuixar fletxes o figures encara. Això passa una vegada que tinguis una idea visual del que serà el teu mapa.
Dibuixa el diagrama
Dibuixa els símbols basats en les regles que ja esbossen per a cada forma: els ovals representen l'entrada i la sortida, per exemple. Després que els símbols estiguin al seu lloc, dibuixeu les fletxes. Si una forma requereix més d'una fletxa, és possible que hagueu de prendre un diamant de decisió aquí, de manera que quan arribeu a aquest pas, sabreu que hi ha alternatives que cal tenir en compte. En dibuixar el gràfic, utilitzeu un enfocament del model de sistemes, on cada pas està enllaçat amb el següent pas o resultat per una fletxa. Assegureu-vos que el model s'ha completat i que inclou informació pertinent.
