El servei d'atenció al client es defineix generalment com les interaccions entre un negoci i els seus clients i es valora segons la capacitat d'aquesta empresa per satisfer les necessitats dels seus clients. Un bon servei d'atenció al client superarà els desitjos o necessitats d'un client d'una manera ràpida i cortès. Tot i que el servei d'atenció al client sol ser més notable en ocupacions de vendes, és important per a l'èxit de qualsevol empresa o organització que proporcioni un servei per comunicar un conjunt clar d'estàndards de servei al client als seus empleats.
Respecte
L'aspecte més important del servei al client és tractar els clients amb respecte. Quan la gent gasta el seu temps i diners en un establiment, espera que se'ls tracti de manera justa i respectuosa. La majoria de les empreses tenen competidors que poden oferir serveis similars, sovint, la qualitat de servei al client serà un factor decisiu per assegurar el patrocini d'un client. La majoria dels clients no tenen expectatives poc realistes, sinó que simplement desitgen honestedat i integritat. Mostrar empatia, o posar-se a les sabates del client, mostra al client que entén les seves frustracions o necessitats i està disposat a ajudar-lo a resoldre el problema.
Puntualitat
Com diu el vell adagi, el temps és diners i proporcionar resolucions ràpides a les necessitats del client és vital per a l'èxit d'una empresa. A ningú li agrada ser interromput sense parar o se'ls ha dit que hauran d'esperar per tenir cura. Un bon servei d'atenció al client s'aconsegueix respondre ràpidament a un problema amb coneixement i precisió. L'accessibilitat és fonamental per aconseguir un alt nivell de servei, i moltes empreses tenen departaments de serveis d'atenció al client o centres de trucades senceres amb empleats formats per resoldre els problemes en forma oportuna. Si les necessitats d'un client es compleixen ràpidament, normalment perdonarà a una empresa i agrairia que l'empresa es preocupés de reconèixer i resoldre el problema.
Establir expectatives realistes
Un problema important que es produeix en situacions de servei al client és quan un client es promet alguna cosa que no es pot complir. Qualsevol pot afirmar que és molt més frustrant que es pugui enganyar respecte a una solució en comptes d'informar-se des del començament del que realment es pot aconseguir. Donar a un client notícies desagradables pot ser intimidatori, especialment si ja està molest, però, és millor ser veritat i començar a treballar per aconseguir una resolució realista. Al final, decebut com un client pot ser que no senti exactament el que vol escoltar, li agradarà l'honestedat. És més probable que un client estigui molt més molest si es promet alguna cosa que una empresa no pugui lliurar.
