Ja sigui que sigui nomenat president de recaptació de fons d'una organització o decideixi actuar pel vostre compte, planificar un exitoso esdeveniment de recaptació de fons requereix una preparació extensa. Un esdeveniment de sopar de misteri és una alternativa emocionant a un tradicional fons de sopar de tapes negres. Un grup actiu realitza una obra de misteri mentre els clients gaudeixen d'un àpat. En general, els actors interactuen amb l'audiència, convidant-los a intentar resoldre el misteri. Com a organitzador, tindrà la satisfacció de no només recaptar diners per a la vostra organització sinó també organitzar un esdeveniment memorable per als vostres convidats.
Conté l'ajuda d'altres persones de l'organització. Per a un esdeveniment mitjà a gran, és probable que hàgiu de delegar algunes tasques per assolir tots els vostres objectius. Necessiteu persones que puguin ajudar a organitzar la restauració, l'entreteniment i els aspectes financers de l'esdeveniment. Si teniu prou voluntaris, és possible que vulgueu formar comitès assignats a diverses tasques.
Establir objectius de recaptació de fons. Calcular quant diners voleu augmentar per a l'organització i afegir el cost d'allotjament de l'esdeveniment. El vostre pressupost hauria d'incloure el preu del local, la publicitat, les decoracions, els serveis de càtering, la representació de la companyia i la neteja. Manteniu registres de tots els aspectes financers de l'esdeveniment amb finalitats fiscals.
Estableix una data per a l'esdeveniment i organitza reunions amb altres voluntaris o comitès. Aquestes reunions serviran com a controls de progrés i poden ajudar a prevenir problemes i conflictes durant el procés de planificació. Discuteixi els plans de còpia de seguretat en cas de problemes potencials, com els actors que no apareixen.
Reserva un lloc. L'espai necessita donar cabuda a una zona de menjador, zona de muntatge i instal·lacions de cuina per a les empreses de càtering. Molts llocs de la comunitat es completen ràpidament, així que reserveu un lloc tan aviat com hàgiu establert una cita per al vostre sopar de misteri.
Contracta una companyia de trobades i catering. Necessiteu una companyia que s'especialitzi en jocs de misteri o tingui experiència en esdeveniments de sopar de misteri. Quan contracti un proveïdor d'allotjament, busqueu un especialista en sopars de recaptació de fons i ofereix opcions dins del pressupost.
Estableix els preus dels bitllets en funció del cost d'allotjament de l'esdeveniment. Haureu de calcular un cost per capçalera. Per exemple, si el cost de la restauració és de 10 dòlars per persona i el cost de la companyia d'actuació és de 10 dòlars per persona, el cost per cent és de 20 dòlars. La majoria d'organitzacions fixen el preu del bitllet al doble del cost per capçalera, de manera que, en aquest exemple, les entrades per a l'esdeveniment serien de $ 40.
Anuncia el teu esdeveniment. Configureu un lloc web i dirigiu-vos al lloc per obtenir més informació sobre tots els materials publicitaris. El lloc web ha de contenir informació sobre la data, el temps, la ubicació i el cost de l'entrada, així com informació sobre la vostra organització i sobre com s'utilitzaran els fons recaptats.
Consells
-
Les idees publicitàries barates inclouen llocs de xarxes socials, volants i cartells. Alguns diaris i estacions de ràdio permeten a les organitzacions sense ànim de lucre fer publicitat gratuïta dels seus esdeveniments.
