La comptabilitat de gestió és una de les eines més potents que podeu utilitzar en un negoci. Normalment, la direcció superior i els executius de l'empresa solen ajudar-los a prendre decisions estratègiques sobre departaments específics, línies de productes o el negoci en general. Normalment, aquests comptes es preparen mensualment i us ofereixen una instantània de l'estat de l'empresa actualitzada. Inclouen indicadors de rendiment clau en tota l'organització.
Hi ha un secret important per preparar els comptes de gestió: precisió amb les vostres dades. Un cop tingueu un pressupost actualitzat per a cada arma i funció de l'organització, consulteu les dades històriques de la companyia per esbrinar com es comparen les dades amb les previsions i pressupost. Això us ajudarà a fer dues coses simultàniament. D'una banda, us ajudarà a detectar una tendència indesitjable abans d'anar massa lluny i es fa gairebé impossible de controlar. D'altra banda, confirmarà si el negoci generalment està en camí quan es tracta de complir els seus objectius financers i operatius.
L'aspecte de comptabilitat de comptes de gestió
El primer pas és assegurar-vos que la vostra comptabilitat estigui actualitzada. Totes les entrades i sortides s'han de registrar correctament. Podeu fer-ho de diverses maneres, com ara una línia de productes específica o un departament específic. Podeu obtenir l'ajuda del programari de gestió financera per facilitar el procés si sou una empresa petita. Per a un negoci més gran, és possible que hàgiu d'utilitzar el programari de planificació de recursos empresarials. Això també implica tenir les polítiques adequades establertes per garantir una comptabilitat precisa i precisa i una mostra d'informes financers mensuals per guiar la preparació d'informes. Hauríeu d'haver un pressupost preparat per cada departament i informar per cada període que mostri les transaccions financeres que s'han produït en aquest període.
Informes sobre despeses
Una vegada que els informes siguin tan precisos com puguin ser, reuniu tots els informes sobre les despeses de l'empresa. Heu de revisar totes les compres de tots els departaments en un període determinat, ja sigui amb crèdit o no. Cada departament també ha de tenir un compte detallat de com va gastar els seus diners en comptes com a comptes per pagar, subministraments d'oficina, manteniment, bonificacions i salaris.
Informes sobre ingressos
També hauria de reunir informes sobre els ingressos que l'empresa ha rebut, incloses les vendes, la inversió i els comptes a cobrar. Reuneixi els detalls del departament de vendes, inclosa la venda de cada producte i els ingressos de cada una de les vendes. Utilitzeu un full de càlcul de comptes per cobrar. Cal saber com l'empresa està generant els ingressos i la rendibilitat que els ingressos tenen segons l'avenç de vendes, la ubicació i el producte en si.
Portar-ho tot junts
Una vegada que tingueu tota aquesta informació, comproveu-la en un informe complet que cobreixi tot el negoci. Els informes de cada departament s'han de comparar amb les seves previsions i pressupostos, i l'informe de tota l'organització s'ha de comparar amb el pressupost i les previsions de tota l'organització.
També haureu de comparar els informes de despeses i ingressos contra els registres bancaris per conciliar els dos. Això és per garantir que els vostres informes siguin precisos. Qualsevol discrepància en els comptes de gestió indicarà una comptabilitat inadequada, que de vegades pot suposar una activitat fraudulenta en curs.
