Poques situacions són més incòmodes que haver d'explicar a un empleat o un client, "No." Sovint, els empresaris senten que la negativa a complir amb les sol·licituds crea sentiments dolents sobre ells i sobre el negoci, la qual cosa podria afectar les vendes futures. Encara pitjor, quan un client o empleat fa una crida a una decisió, és possible que tingueu que dir que no, no una vegada, sinó dues vegades. En aquest moment, l'escriptor es preocupa pel to correcte d'usar i quant informació revela, per tal que la correspondència no provoqui més consultes o fins i tot accions legals.
Obteniu un capçal de paper d'empresa que s'utilitzarà per a la vostra resposta. Una resposta a un recurs representa la paraula final sobre el tema, i l'ús de capçaleres oficials ajuda a transmetre la impressió d'autoritat.
Escriviu la data, ometeu un espai i escriviu el nom i l'adreça complets del destinatari.
Ompliu un altre espai, escriviu "Estimat senyor / senyor (nom inserit)" seguit d'un punt de coma. Si creieu que la fermesa especial és necessària, ometeu "estimada" i simplement escriviu el nom del destinatari. Saltar un altre espai.
En el primer paràgraf, informeu al destinatari immediatament si es concedeix la seva apel·lació, i explica breument per què va rebre la seva sol·licitud.
Si no esteu donant el vistiplau, agraeixi al destinatari el seu interès pel seu negoci o pel seu treball dur, i al final del paràgraf li donen les males notícies. Posicionar les males notícies al final del paràgraf permet l'oportunitat de suavitzar el cop primer, la qual cosa ajuda a mantenir la bona voluntat del destinatari. Expliqueu la raó per negar breument la sol·licitud; Eviteu donar tants detalls que el destinatari pot examinar la política i, en segon lloc, us endevineu.
Proporcioneu informació de seguiment addicional al segon paràgraf. Si heu denegat l'apel·lació, que sàpiga que la vostra decisió és definitiva i que la qüestió està tancada.
Escriviu "Salutacions" o "Atentament" i ometeu tres espais de línia. Imprimiu la lletra i assigneu damunt el vostre nom amb tinta blava o negra. Conserveu una còpia de la carta dels vostres registres.
Envieu la carta per correu certificat per conservar un registre de la vostra resposta i proveu que el destinatari ha rebut la carta. Aquest registre pot ser important si l'assumpte es dirigeix a la cort.
