Una base de coneixements, similar a una wiki, és una col · lecció administrativa d'articles i informació enviats per l'usuari. Un dipòsit tipus base de coneixement sol estar dedicat a un programa o procés específic, i la informació pot ser enviada pels desenvolupadors, el personal d'assistència tècnica o els usuaris finals. La naturalesa democràtica de la base del coneixement permet que creixi de forma organitzada i ràpida, però també dificulta la conservació de la informació i, en el pitjor dels casos, inutilitzable.
Conversa dinàmica
L'avantatge més gran d'una base de coneixement és que permet a diversos usuaris contribuir als resultats de la base de coneixement en la documentació en directe i generar una conversa dinàmica i rellevant. A més, perquè inclou contribucions de desenvolupament, suport tècnic i usuaris finals, els que fan recerca en línia poden explorar el mateix problema des de diversos punts de vista diferents, possiblement portant-los a una solució que no haurien considerat per si mateixos.
Documents inconsistents
Els diferents estils d'escriptura i els nivells de coneixement dels contribuents sovint donen lloc a un document desarticulat i no estandarditzat, que és un dels majors inconvenients d'una base de coneixement. La redundància es converteix en la regla més que en l'excepció, i els mateixos errors es poden afegir a la base de coneixement diverses vegades més. Es requereix un manteniment dedicat.
A més, perquè una base de coneixement comença com una base de dades buida, no és apropiat utilitzar-la com a font primària de documentació per a qualsevol producte o procés nou. Una base de coneixement requereix temps per construir, ja que es troben, resolen i documenten escenaris i problemes.
Prominència de la informació
La naturalesa democràtica i orgànica d'una base de coneixement significa que la informació més important probablement es farà destacar, mentre que la informació menys important serà enterrada, donant a les bases del coneixement una funció de classificació natural. Si es presenta informació mal escrita o incorrecta, els altres usuaris poden enterrar-la substituint-la per una millor informació o pot marcar-la per a l'eliminació / revisió d'un administrador.
Documentació arxivada
Els articles antics deixats a la base de coneixement proporcionen un arxiu automàtic de documentació per a versions heretats del producte o procés. L'arxiu de formació natural és un avantatge de les bases del coneixement. A mesura que es creen noves versions del producte o del procés, es pot reorganitzar o reiniciar la base de coneixement per arxivar la informació antiga mantenint l'última informació destacada.
Solucions
El personal dedicat ha de ser designat per passar unes hores a la setmana buscant la base de coneixements per obtenir resolucions redundants, obsoletes o inexactes i eliminar-les segons sigui necessari. Han de ser entrenats en l'ús de la base de coneixements i saber cercar-lo de manera efectiva perquè puguin determinar si un article ja existeix abans de contribuir amb un duplicat.
