El món digital ha fet possible que la comunicació sigui el conjunt d'habilitats més important per a particulars i corporacions. Quan les comunicacions es desintegren dins d'una empresa, sovint és un predictor de quan altres dinàmiques del lloc de treball seguiran aquesta espiral descendent. Per dominar la comunicació, cal comprendre les diferències fonamentals entre les comunicacions formals i informals, i quan cadascuna s'aplica millor. Quan la comunicació és fluida i oberta, sovint condueix a una major eficiència, millors relacions i una major moral.
Què és la comunicació corporativa?
Abans d'endinsar-se en les complexitats dels mètodes de comunicació formal i informal, és bo tenir una idea bàsica del que comprèn la comunicació corporativa.
La comunicació corporativa pot ser tant interna com externa. De vegades, es tracta d'educar els empleats sobre la imatge de marca i com mantenir i projectar la marca a través de tots els seus esforços. Les comunicacions s'utilitzen per construir relacions amb grups d'interès. És a través de la missatgeria que el dany es controla o s'agreuja quan les coses surten de costat. Les comunicacions defineixen la comercialització, les relacions públiques i la consciència de marca externa. Es tracta de missatgeria i comunicació que les corporacions creen marcs per on es dirigeixen i quins projectes baixen les canonades.
En resum, les comunicacions corporatives estan darrere de gairebé tots els aspectes de l'empresa moderna. Destacar-se de la comunicació és una manera clau que els empleats i la direcció poden portar les seves carreres a una major alçada.
Què són els mètodes de comunicació formal i informal?
Qualsevol de les maneres que es vulgui donar a conèixer alguna cosa és un mètode de comunicació i la varietat és enorme. Alguns inclouen:
- Parlant al refrigerador d'aigua.
- Enviament d'un correu electrònic a tota la seva empresa o persona a persona.
- Publicació a fòrums corporatius.
- Compartir en un butlletí corporatiu.
- Col·locació d'un fulletó al taulell d'anuncis de menjador.
- Missatgeria xat peer-to-peer.
- Converses de grups o equips en una empresa Slack group o Basecamp board.
- Adreçant-vos a una taula rodona corporativa.
- Fer un discurs en un picnic d'empresa.
- Qualsevol tipus de missatges de text, mitjans socials i fins i tot vídeos.
- Publicació d'un informe d'interès.
Cap d'aquests mètodes és ineficaç per comunicar-se. Tots reben la paraula. La pregunta és: ¿són un mètode adequat per a aquest missatge? Encara més important, són inadequats?
En algunes regions, els missatges de text després d'hores poden ser contraris a la llei o una infracció dels termes contractats d'un empleat. Befriending a Facebook pot ser inadequat per a un supervisor o gerent, ja que podria provocar una informalitat desenfrenada fora del horari laboral. De la regió a la regió i de la companyia a empresa, la diversitat de comunicacions actuals presenta una gran varietat de dilemes i consideracions que han de ser reconegudes i compres tant pels directors com pels empleats.
Exemples de mètodes informals de comunicació
Les comunicacions informals són qualsevol mètode de comunicació que no segueixi la cadena de comandament corporativa o s'adhereixi a les millors pràctiques establertes a l'empresa. Pot incloure xafarderies, rumors, xats ocasionals, bromes de temps lliure i més enllà. Es produeix en correus electrònics, a través de textos, en aplicacions de missatgeria grupal, notes escrites a mà, Post-està etiquetat en informes, en trucades telefòniques i fins i tot en blocs d'equip. Sovint, es considera peer-to-peer, el que significa que poques vegades es produeix amb persones en diferents nivells d'autoritat.
En general, pot ser impetuós, no planificat, casual i no verificat. Normalment no es pren com a final i sovint s'espera que quedi fora del registre.
Potser un empleat casualment diu: "Vaig veure els informes de vendes i crec que això significa coses perjudicials per a la nostra seguretat laboral". Aquesta és una comunicació informal que de cap manera representa la conclusió de la companyia. Les vendes es poden reduir per diversos motius, des d'un client important que declara la fallida fins al desenvolupament de productes, i es genera un nou llançament que podria fer obsolet el producte antic. Perquè algú faci un comentari tan rellevant, ja que l'evangeli podria ser perillós per a la moral de l'equip. És important que els empleats entenguin observacions ocasionals com "comunicació informal" d'una persona pot danyar l'equip.
Digueu que un altre empleat envia un text a tot l'empresa que convida a tots a prendre begudes després d'hores a Wow's Watering Hole, on les begudes d'hora feliç són les més barates que mai. Això pot haver passat en un compte corporatiu i pot implicar empleats, però és una reunió d'ofici informal i no autoritzada. I aquests són excel·lents constructors d'equips i s'han d'estimular, però l'empresa ha de tenir polítiques sobre com s'organitzen aquests esdeveniments, com ara no a través dels comptes de correu electrònic de l'empresa.
La comunicació informal també pot ser qualsevol tipus de tir de la brisa. Es tracta d'empleats parlant del seu cap de setmana o de difondre la notícia que Joyce tenia al seu bebè. Les piscines de futbol, xerrant sobre el clima, enganxant-se sobre l'estacionament o preguntant-vos sobre les versions de producte del nou quarter, són informals.
Quan la comunicació en el lloc de treball és informal, sovint no hi ha cap necessitat de mantenir la privadesa ni una expectativa de privadesa.
Exemples de mètodes de comunicació formal
Quan es comunica formalment en el lloc de treball, generalment hi ha una consideració direccional. És de dalt a baix, de baix a dalt, lateral o horitzontal. Implica departaments i pràctiques establertes. Normalment, la comunicació formal es concep abans de temps: és un missatge que s'ha pensat i planificat que es va difondre per a empleats particulars, departaments específics o fins i tot a l'empresa o als seus grups d'interès en general.
També pot transpirar en correus electrònics o mitjançant converses telefòniques. Però els criteris més importants per a la comunicació formal és que es considera la comunicació "a través dels canals adequats".
Un exemple podria ser quan el metall de la companyia emet un correu electrònic amb un fitxer adjunt que s'escriu formalment, explicant per què no es pot facturar la tarifa extra i no es compensarà una durada específica. Aquesta carta hauria implicat la gestió, la comptabilitat i fins i tot el departament legal, de manera que protegeixi a la companyia de qualsevol persona que hagi entès malament la carta i que intenti cobrar les hores extraordinàries no aprovades. Probablement implica un "rebut de lectura" en un correu electrònic com a prova de que cada destinatari ha obert i llegit aquest comunicat.
Un informe de valors per als grups d'interès és una comunicació formal. Una revisió d'empleat amb un gerent es pot considerar una comunicació formal quan hi ha un informe escrit. Un vídeo creat per la direcció per explicar un projecte i accessible a través del núvol corporatiu és formal, mentre que un xat de vídeo és informal. Una publicació de bloc corporatiu és una forma formal d'informar sobre nous productes o serveis, no només per a l'equip d'una empresa, sinó també per als seus clients actuals i potencials. Quan es produeix una mala notícia sobre un projecte i el departament de relacions públiques treu incendis, aquesta és una comunicació formal externa.
Tots aquests mètodes de comunicació comparteixen una gran cosa en comú: cap d'ells és espontani. Tot és probable que inclogui una bona gramàtica, un idioma conciso, una argot de la indústria, termes corporatius i fins i tot una marca d'empresa.
Per què necessiteu mètodes de comunicació formal i informal
La comunicació influeix tant del que passa a les nostres vides. Esclata els temors; inspira i educa. Construeix relacions i pot separar-les.
Les empreses que no tenen bones comunicacions solen patir una gran varietat de problemes. Pot fer que els empleats confonguin sobre les accions a prendre o com es comporten. Es poden produir enfrontaments entre departaments. Es produeixen errors. Els tempors poden estrènyer-se. Els resultats poden ser des de les ineficiències fins als problemes legals.
Amb una bona comunicació, tant informal com formal, la cultura corporativa tendeix a ser més forta, més sana i més productiva. Quan els empleats senten que tenen les eines per comunicar-se entre ells i amb la gestió, sovint comprenen millor els seus rols i els seus objectius.
Quan la gestió té una àmplia gamma de vies disponibles per comunicar-se amb els empleats, crea millors relacions, inspira major lleialtat i pot conduir a una major productivitat en general.
Si la comunicació només passa de manera informal o formal, crea conflictes.
Exemples de comunicació mixta o incorrecta
Potser la gestió mai no es barregi amb el seu equip. Potser Peter, cap de vendes, no té cap idea que John s'ha sentit malalt de forma regular últimament, gràcies a la cara valent de John. Com a resultat, Peter no s'adona que l'equip està estressat perquè John està lluitant tant. Quan John informa a Peter que ha estat diagnosticat de càncer, és un xoc, perquè Peter mai va valorar xerrar al voltant del refredador d'aigua i descartar volums informals de correu electrònic. Perquè Peter ha estat tan distant a un nivell informal, el seu departament de vendes el desconfien, i tenen por que el diagnòstic del càncer de John significa la seguretat laboral de John i les seves càrregues de treball inminentes.
Els bons directius entenen que la comunicació informal fa que les relacions siguin més fortes, no només al final, sinó com un bloc moral per a tota l'empresa, des del recepcionista fins als comptes a cobrar.
Tanmateix, si la comunicació és només informal, deixa als empleats confús i frustrat. Si totes les polítiques de l'empresa només es publiquen a través d'explosions de correu electrònic espontanies i reaccionàries, i mai es presenten de forma formal com una missiva ben pensada, pot semblar que els llocs de joc es mouen constantment. És realment una política o un altre estat d'ànim en què es troba la gestió?
Potser, al maig, el cap del desenvolupament del producte explotarà a l'empresa amb un correu electrònic escrit per casualitat que diu: "L'equip ha estat treballant dur en una nova interfície que farà que el nostre programari de comptabilitat sigui més fàcil d'utilitzar per als clients. No estic segur sobre un nom o data de llançament, però definitivament és a les obres ".
Després, al juliol, surt un correu electrònic dient: "Tornem al tauler de dibuix a les interfícies. L'objectiu és una major funcionalitat que tingui com a resultat menys trucades de servei al client ".
Tanmateix, no hi ha cap comunicat formal sobre res que veure amb els redissenyos de la interfície. Què han de dir els empleats o fer sobre problemes d'interfície si els clients pregunten? En aquest cas, és imprescindible que la companyia s'uneixi i emeti una comunicació formal dient exactament el que està treballant l'equip de desenvolupament, ja que es tracta d'informació crítica per a tots els nivells de l'empresa, des del pressupost fins a la comercialització, i els departaments poden desenvolupar un pla d'acció sobre les properes interfícies.
Com ensenyar als empleats els mètodes de comunicació formal i informal
Quan es tracta de comunicació, hi ha més en joc que mai. Les polítiques són crítiques en entorns corporatius i, en posar-los a punt, és formal. Es requereixen directrius per escrit, amb aclariments indicats segons sigui necessari. Potser es pot aclarir si es dirigeix al personal d'una reunió o que permet un debat per a un debat, però és important que no hi hagi cap ambigüitat.
Convida els empleats a participar i fer preguntes si no estan segurs de res. Feu-los saber que està bé enviar un correu electrònic o una altra comunicació escrita si volen fer un seguiment de paper a les respostes. Tal paper-trail també protegeix l'empresa.
Les polítiques haurien d'indicar on es troba l'empresa en xafarderies, que pot ser nociu i improductiu, que tots els empleats mereixen el respecte i la intimitat tant en el lloc de treball com fora d'ella. Les polítiques també han d'aclarir que mentre que les persones són lliures de fer servir les xarxes socials com a persones físiques, no han de compartir productes de treball ni parlar de temes d'empresa en els seus canals socials.
Les directrius també poden aclarir si està bé utilitzar correus electrònics informalment en el treball o si aquests comunicats s'han de limitar a aplicacions de missatgeria i similars. Han d'establir si hi ha regles per enviar missatges de text o per correu electrònic després d'hores i si s'espera que els empleats controlin aquests fora del lloc.
També és on s'han de repetir les polítiques relacionades amb el coqueteig i l'assetjament, ja que sempre són comunicacions informals que sovint fan referència a les normes de la companyia.
En definitiva, un manual escrit sobre comunicació dins de l'empresa és la millor manera d'establir la cultura de la comunicació corporativa. Recordeu que la comunicació informal és una valuosa part de la construcció moral de qualsevol lloc de treball i, per tant, s'ha de permetre que prosperi. Per descomptat, pot sortir de la mà si és ininterrompudament, de manera que l'empresa hauria de tenir instruccions sobre quan sigui apropiat i el que es consideri convenient discutir de manera informal. Conquestes sexuals, no, però un gran cap de setmana en una cabanya, està bé.
Al final, creant un entorn de treball positiu i comunicatiu obert, trobareu que la vostra empresa gaudeix d'un entorn menys estressant i més productiu, amb empleats que se senten més fidels i valorats al lloc de treball.
