Un pagament excessiu a un empleat generalment és el resultat d'un error de càlcul de nòmina. Com a empresari, es pot produir un pagament en excés si paga al treballador més hores o sou del que té dret o si no fa una deducció obligatòria o voluntària. En qualsevol cas, podeu solucionar la situació.
Consulteu la Llei de l'Estat
En el moment de descobrir l'error, consulteu amb el departament de treball estatal els procediments per recollir els salaris pendents. Molts estats us permeten fer aquestes deduccions mitjançant la deducció de nòmina. Depenent de l'import degut, podeu retenir el pagament d'una sèrie de xecs de pagament com a suma global. La llei estatal limita generalment l'import que podeu retenir en un període de pagament. Tingueu en compte que, a més de les deduccions obligatòries, l'estat no pot permetre que faci cap deducció del sou d'un empleat sense el seu consentiment per escrit. A més, l'estat pot prohibir-vos de fer la deducció si provoca que els ingressos de l'empleat caiguin per sota del salari mínim requerit.
Notificació de reemborsament
La recaptació de l'amortització a través de la deducció de la nòmina pot ser convenient per a l'empleat, sobretot si va cometre l'error i l'empleat ja ha gastat el sobrepago. Si descobreix l'error poc després de pagar l'empleat i ho notifica amb promptitud, l'empleat pot ser capaç de pagar el sobrepago immediatament. Si rebeu un pagament en excés a través de la deducció de la nòmina, notifiqueu a l'empleat la situació per escrit i incloeu-ne els detalls sobre el pagament excedent, com quan es produïa un pagament en excés, l'import, quan es produeixi la deducció de la nòmina i els imports de la deducció. Doneu al treballador altres opcions de mètode de pagament, com ara xecs personals, diners o efectiu. Si el consentiment escrit de l'empleat és necessari per a que la deducció i l'empleat es rebutgin, podeu intentar recuperar el pagament en excés presentant una demanda judicial davant l'empleat.
Ajustos de nòmina
Quan cobrireu un pagament en excés, també heu d'ajustar els registres de nòmines dels empleats en conseqüència. Per exemple, si pagueu un salari de més de 200 euros per un període determinat de pagament, faci l'ajustament com a negatiu, per la qual cosa es treu dels ingressos anuals de l'empleat i el seu W-2 serà correcte a efectes fiscals. Quan es paga el sou l'empleat, els impostos i deduccions associats amb l'import de l'impagament també es reben del seu sou. El programari de nòmina ajusta automàticament els registres de la nòmina del treballador quan introduïu el pagament en excés com a negatiu. Si no utilitzeu el programari de nòmina, esbrineu manualment la diferència entre les deduccions originals i el que hauria d'haver estat. La diferència és la quantitat de deduccions pendents. Quan restareu el sou suplementari del sou de l'empleat, redueix els ingressos totals i ajusta les seves deduccions reduint els imports. Si el pagament per excés es deu a una deducció que no s'havia dut a terme, ajusteu la deducció com a positiva, de manera que es dedueix dels ingressos.
Impagament excessiu de l'impost de desocupació
Heu de pagar l'impost de desocupació federal i l'impost de desocupació estatal fins a una determinada quantitat cada any en tots els empleats que paga els salaris. Quan pague un pagament excessiu a un empleat i no ha complert el límit de salari anual, pot resultar en un pagament excessiu de l'impost d'atur federal i estatal. En aquest cas, informe l'impagament federal de l'impost de desocupació al Servei d'Ingressos Interns i indiqueu un sobrepagament de l'impost de desocupació a l'agència estatal administradora, de manera que pugueu rebre crèdit per un pagament en excés.
