Cap empresa és massa petita per a un sistema de control d'inventari. Malgrat això, opcions com ara un sistema electrònic integrat no són necessàries ni rendibles. D'altra banda, trobar un equilibri entre tenir un inventari excessiu i massa petit pot ser difícil amb un sistema manual. Si això descriu el vostre negoci, utilitzar un full de càlcul d'Excel per fer un seguiment de l'inventari pot ser una alternativa rendible. Tot i que Excel no pot automatitzar tot, les fórmules i les regles de format condicional poden ajudar-vos a calcular els nivells de valors disponibles i ajudar-vos a fer un ordre d'inventari precís i oportú.
Creeu un full de càlcul d'inventari bàsic
Creeu un full de càlcul des de zero o descarregueu una plantilla de seguiment d'inventari gratuïta des del lloc web de Microsoft Office a office.microsoft.com. Per obtenir un sistema simple, un full de càlcul de 11 columnes funcionarà per a tasques de seguiment d'inventari. Creeu etiquetes de columnes per a l'identificador d'inventari, el nom del producte, la descripció, el preu unitari, la quantitat en existència, els articles venuts, la quantitat actual, el nivell de reordenació i una etiqueta de columna per identificar els elements discontinuats. Haureu d'omplir el full de càlcul amb la informació actual, de manera que també pot ser un bon moment per realitzar un recompte d'inventari físic.
Com funciona
Introduïu les dades actuals d'inventari en tots, excepte els elements venuts, la quantitat actual i les columnes interrompudes. La columna d'elements interromputs serveix com a alternativa per eliminar la informació del full de càlcul ja que els articles no estan disponibles. A mesura que actualitzeu el full de càlcul introduint dades d'articles venuts, una fórmula calcularà la quantitat actualment disponible. Si els nivells de quantitat actuals són iguals o inferiors al nivell de reordenació, el color de fons de la columna de quantitat actual us avisarà que torneu a ordenar canviant de color.
Crea una fórmula de quantitat actual
Introduïu una quantitat en existència menys la fórmula venuda dels articles a la columna de quantitat actual. Per crear-lo, feu clic a la primera cel·la sota l'etiqueta de la columna de quantitat actual i introduïu un signe igual. A continuació, feu clic a la primera cel·la sota la quantitat de l'etiqueta de l'estoc, introduïu un signe menys, feu clic a la primera cel·la a sota de l'etiqueta dels articles venuts i premeu "enter". Per exemple, la fórmula pot aparèixer com "= E3-F3". Per estendre la fórmula, feu clic a la cel·la, posicioneu el punter del ratolí a la cantonada inferior dreta de la cel·la, de manera que el punter s'assembli a una creu. Manteniu premut el botó esquerre del ratolí i arrossegueu-lo cap a la part inferior del full de càlcul.
Introduïu una regla de reordenar
Canvieu el color de fons de la cel·la de quantitat actual a vermell per alertar-vos quan és hora de tornar a ordenar. Per fer-ho, feu clic a la primera cel·la sota l'etiqueta de la columna de quantitat actual, seleccioneu "format condicional" a la cinta d'Excel, seleccioneu "seleccioneu les opcions de cel·la" i seleccioneu "entre". Al quadre de diàleg que s'obre, escriviu el número 5 a el primer quadre de text, escriviu zero al segon quadre de text i trieu "farcit vermell clar" al quadre desplegable. Amplieu la regla arrossegant totes les cel·les de la columna tal com va fer amb la fórmula.
