Una subhasta silenciosa és una bona manera de recaptar diners per a la vostra organització o organització benèfica mentre es reuneixin seguidors i es sensibilitzi al mateix temps. Atès que les subhastes silencioses generalment coincideixen amb un altre esdeveniment, les invitacions a una subhasta silenciosa han de permetre que els convidats sàpiguen què estan passant, com es vesteixen, si se'ls alimentarà, quins elements i serveis estan per licitar i on es dirigeixin els diners. Depenent de la formalitat de l'esdeveniment i del nivell de relació que tingui amb els vostres convidats, el format d'invitació i el lliurament es poden modificar.
Detalls de l'esdeveniment
Igual que amb qualsevol invitació, la ubicació, la data (inclòs el dia de la setmana) i el temps han de ser clarament indicats amb l'ortografia correcta a la invitació. Una invitació a una subhasta silenciosa hauria de permetre als visitants saber què està passant a més de la subhasta. Tant si es tracta d'un sopar, una dansa, un rodeu, una nit de teatre de misteri o alguna cosa completament inesperat, els convidats han de saber què més seguirà mentre es realitza la subhasta. En el formulari de la llista, s'ha d'incloure un calendari general d'esdeveniments, incloent-hi quan s'inicien les ofertes reals i s'atura.
Vestimenta
Quan es requereix un vestit formal per a un esdeveniment formal que coincideixi amb una subhasta silenciosa, generalment es reconeix que no es necessita "vestimenta formal" a la invitació. Una invitació estableix l'estat d'ànim perquè l'esdeveniment o la festa es realitzi. La qualitat del paper, el tipus de lletra utilitzat i els detalls de l'esdeveniment haurien d'incloure una persona perquè necessiti vestir-se de forma formal sense haver de llegir-la en paper. Per a esdeveniments menys formalitzats o invitacions amb aspecte formal que no requereixen vestimenta formal, esmentar el vestit adequat està bé. "Vine com tu" o "vestit amb vestit" són maneres adequades per informar-los als clients que s'espera d'ells.
Donació o recaudador de fons
Les invitacions a una subhasta silenciosa han d'informar els clients sobre per què passa la subhasta i com s'utilitzaran els diners recaptats. Utilitzant una frase senzilla com "Beneficiar-se del North State Boys and Girls Club", els convidats saben que donen a la caritat i que la caritat no és la que posa directament l'esdeveniment. Es necessita una línia diferent amb "Patrocinat per" i el nom de la gent que posi l'esdeveniment, en aquest cas. Si la subhasta és una recaudació de fons per a la mateixa organització que està posant l'esdeveniment, la redacció hauria de ser "Recaudador de fons per a North State Boys and Girls Club" i deixar-la en aquell moment. Si tots els ingressos aniran directament al benefactor, s'hauria d'indicar que "el 100% dels beneficis es beneficien" seguit del nom.
Menjar i beguda
La majoria de les subhastes tenen com a mínim aperitius i refrigeris disponibles mentre s'està realitzant la subhasta silenciosa. Això permet que les persones es barregin i se sentin més còmodes. Sigui quina sigui la quantitat de menjar que se serveix, s'ha d'indicar a la invitació perquè les persones no vinguin havent tingut massa o poca quantitat d'aliment per endavant. Es pot afegir "Sopar inclòs" a la part inferior de la invitació o es servirà el sopar horari que figuren al programa d'esdeveniments de la invitació. "Refrescos proporcionats" és una manera amable de dir als clients que la subhasta és un esdeveniment més casual i no per omplir l'apetit d'una persona durant la licitació.
Format i lliurament
Les invitacions s'han de col·locar en sobres i enviar-les en lloc de presentar-les com a targetes postals per mantenir la formalitat i acomodar tota la informació necessària per convidar els convidats a una subhasta silenciosa. L'etiqueta per al lliurament d'invitacions encara es fa a través de USPS per lliurar-se als 50 estats. Si la subhasta silenciosa es troba en un pressupost ajustat o molt informal, es permeten les invitacions lliurades a mà, però no generen el mateix tipus de reacció de dret o privació com una invitació rebuda per correu postal.
