Començar o executar un negoci és una aventura emocionant que comporta moltes tasques, com fer un seguiment de la salut financera de la vostra organització. Hi ha més d'un enfocament de la gestió financera, de manera que triar la base correcta de comptabilitzar la vostra organització és fonamental per obtenir una imatge precisa de les tendències financeres i fer projeccions per al vostre negoci. El mètode de comptabilitat que vostè decideix també pot tenir un impacte quan els seus actius són fluids. Ja sigui que feu servir un compte o seguiu els ingressos i les despeses, escolliu només un mètode de comptabilitat i s'adhereixi a ella per ser coherent i amb precisió.
Bases de la comptabilitat
Els dos tipus de comptabilitat que la majoria de les empreses utilitzen són el mètode de meritació i base en efectiu. Algunes empreses utilitzen el mètode modificat de caixa, que combina els principis tant dels mètodes de meritació com d'ingrés.
Tot i que cada mètode de comptabilitat registra actius, passius i patrimoni net, difereixen quan es registren cadascuna, impactant així la instantània financera d'un negoci en un determinat moment.
Els tres components principals de la fórmula de comptabilitat bàsica (que s'han d'equilibrar en tot moment) són els següents:
- Actius: Els actius es refereixen als actius tangibles i intangibles d'un negoci, com ara efectiu, sòl, inventari, edificis, comptes a cobrar, inversions i altres elements econòmicament viables. Actius iguals passius més patrimoni net.
- Passius: Els passius es refereixen a les obligacions financeres d'una empresa per pagar als seus creditors els comptes a pagar, els salaris meritats i els préstecs.
- Equitat: El patrimoni net del patrimoni o dels accionistes es refereix als beneficis disponibles. Patrimoni net més passius iguals actius.
Mètode de Comptabilitat de Comptabilitat
El mètode de meritació dels informes comptables recull els ingressos en el compte de resultats quan es guanya i es correspon amb les despeses relacionades quan es produeix la despesa, no quan es paguen les factures. La comptabilitat de meritació es tradueix en un compte de resultats que proporciona una representació precisa de la rendibilitat del seu negoci durant un període determinat. Per exemple, si un representant de vendes fa una gran venda el 15 de desembre però no espera rebre un pagament fins al 15 de gener del proper any natural, el mètode de meritació registra la venda com a ingressos al desembre.
De la mateixa manera, si un gran projecte requereix materials de comanda aquest mes, el mètode de comptabilitat acumulat registra la factura com a despesa, en comptes d'esperar fins que es pagui. Aquest mètode us permet fer un seguiment dels diners que necessiteu per reservar per pagar la factura. També ajuda a evitar errors en què accidentalment compreu alguna cosa amb diners ja designats per a un altre propòsit.
Si les despeses es produeixen a causa dels ingressos entrants, com els subministraments necessaris per instal·lar els mobles que un client ha ordenat, aquestes despeses es combinen i es registren amb els ingressos en comptes d'aparèixer per separat, oferint una imatge raonablement precisa del capital disponible després de completar el projecte. Això és pràctic perquè manté inflat els dos actius i passius, que poden ocórrer quan es registren per separat. També fa el seguiment dels marges de benefici de manera senzilla i ràpida, perquè els ingressos i les despeses del mateix projecte es realitzen seguint.
Mentre es manté una perspectiva a llarg termini a llarg termini de les finances, és útil en la comptabilitat empresarial, el mètode de meritació no està exempta de desavantatges. La comptabilitat de deute requereix més estimació i conjectures que la comptabilitat de caixa, que només tracta dels ingressos i les despeses a mesura que ocorren. Per exemple, és possible comptar ingressos abans que realment es trobi en el vostre compte bancari i després gastar-lo, enviant un negoci nou a la fallida vermella o fins i tot.
El mètode de meritació també triga més temps i és millor supervisat per un comptador professional que sap els coneixements sobre com utilitzar el mètode de comptabilitat acumulat amb precisió. Una àrea de comptabilitat enganxosa que és millor deixar als professionals és estimar el deute maligne o els ingressos que probablement no passi. Tot i que la vostra empresa probablement tingui clients més fiables que paguin les seves factures amb rapidesa, hi haurà qui pagui els seus comptes amb retard o no. Un comptador professional sap com estimar aquestes pèrdues per donar-vos una imatge relativament precisa de la salut financera del vostre negoci.
Bases en efectiu de la comptabilitat
La base en efectiu de la comptabilitat registra els ingressos quan es reben els diners i les despeses quan es paguen. Per exemple, imagineu que la vostra empresa adquireix 75 unitats de conducte per a un projecte de construcció proper, però la factura no arriba fins a un mes després de rebre els productes. El vostre compte bancari és una mica prim, i així esperareu una altra setmana per pagar la factura després de rebre'l. No registreu la despesa fins a aquest moment, encara que la vostra empresa ja hagi col·locat el conducte en el projecte de construcció. Per a una empresa petita, pot sentir-se com un alleugeriment per no haver de registrar una despesa fins que es paga, però també pot causar-li accidentalment invertir el seu pressupost i acabar sense pagar els diners que li correspon a un creditor amb promptitud.
Els mateixos principis s'apliquen als ingressos. Per exemple, signa un contracte amb un nou client que accepta pagar el seu negoci diversos milers de dòlars després de completar un projecte important, que us portarà un parell de mesos a completar. Mentrestant, el vostre negoci ha de comprar materials i completar el treball, que és una despesa. Amb la base de comptabilitat en efectiu, només teniu els fons que actualment estan disponibles al vostre compte bancari per adquirir subministraments. Encara que no accediu a la xarxa amb el banc accidentalment, tindreu una imatge inflada de les despeses ara i una imatge inflada dels vostres ingressos en dos mesos quan es completa el projecte. Això fa que qualsevol registre d'efectiu disponible per a la vostra empresa sigui inexacta i poc fiable.
Tot i que el mètode de comptabilitat basat en efectiu no és tan exacte com la base de meritació en el llarg recorregut, un avantatge és que no es requereixen tant el lloc com la base de meritació. L'estimació requerida per la base de meritació es fa servir amb major seguretat per part d'un negoci rendible, amb suficient apalancament financer per cobrir les despeses abans de rebre ingressos. La vostra empresa pot començar amb el mètode de comptabilitat base en efectiu i, amb l'ajuda d'un comptador professional, es mou a la base de meritació a mesura que augmenta el vostre capital.
Bases modificades d'efectiu de la comptabilitat
La base de comptabilitat modificada en efectiu combina els punts forts de la base de meritació i de la comptabilitat. En aquest mètode, els ingressos es documenten com es guanya, utilitzant el mètode de meritació. Al mateix temps, les despeses es documenten quan es paguen, com en el mètode de comptabilitat en efectiu. Tot i que el mètode modificat de caixa no s'adhereix als principis de comptabilitat generalment acceptats o GAAP, alguns propietaris de negocis creuen que reuneix el millor dels dos principals mètodes de comptabilitat.
Per exemple, si contractes per construir una casa a l'octubre que acabarà al gener, els ingressos es registren a l'octubre. Els subministraments de l'edifici que es compren per completar el projecte es registren gradualment al llarg del projecte.D'aquesta manera, la seva empresa manté un registre exacte d'ingressos i vendes, mentre que té la flexibilitat de mantenir el fluid dels actius el major temps possible durant el procés de construcció. En conseqüència, la base de comptabilitat modificada en efectiu pot ser útil per a algunes empreses petites que tenen grans projectes, sense que el gran compte bancari coincideixi.
El desavantatge més significatiu del mètode de comptabilitat basat en efectiu modificat és quan un agent extern o auditor examina els registres financers de la vostra empresa. Atès que aquest mètode no s'ajusta a la GAAP, haurà de tornar i convertir tots els seus registres en el mètode de caixa o en el mètode de comptabilitat base de deute. Aquest excés de treball costaria a la vostra organització temps i diners a llarg termini.
