Atès que l'inventari es compon d'unitats de producte físic que ocupen espai de prestatgeria o espai d'emmagatzematge, pot semblar impossible tenir un saldo negatiu d'inventari. Tanmateix, en la gestió d'inventari on l'inventari es fa seguint de prop mitjançant sistemes informàtics i mètodes de comptabilitat, els errors en el procés poden provocar un saldo d'inventari negatiu. Aquests problemes s'han de corregir perquè la gestió d'inventaris funcioni correctament, cosa que significa reduir el saldo negatiu a una sola causa.
Problemes d'ubicació
Un saldo negatiu resultant d'una diferència d'ubicació es produeix quan una empresa accidentalment envia o registra el producte en un magatzem o magatzem incorrecte. Això fa que els productes que queden en un lloc d'emmagatzematge siguin enviats des d'un altre lloc d'emmagatzematge, quan, en realitat, es produeixi el contrari, però els registres de la companyia mostren d'una altra manera. Això comporta un excés de productes registrats en un sol lloc i un saldo negatiu en una altra àrea. Això també es pot produir quan es registren números incorrectes per a l'inventari transferit.
Problemes de producció
El procés de producció pot ser molt complex quan es tracta de gravar. Els subproductes, les quantitats de ferralla, els números de lots i les estadístiques de producció també han de comptar correctament. Un error, una transacció de duplicació o un malentès d'una factura pot mostrar que s'hauria d'haver produït més inventari del que realment, crear un inventari fantasma i un saldo negatiu que es resol quan es troba l'error.
Temes de temporització
El calendari és un dels tipus més senzills d'equilibris d'inventari negatius. Quan es demana nou inventari, l'enviament de l'inventari es pot registrar com a complet abans que l'inventari estigui fins i tot fora de producció, el que suposa un saldo negatiu. Aquest és el resultat d'un retard en el processament, no un error, i s'ha de corregir amb el temps.
Consideracions sobre els ajustos
L'ajustament de l'inventari per atendre els saldos negatius pot ser difícil. Quan es tracta de qüestions temporals, l'ajustament de l'inventari crearà un nou problema quan es completin les transaccions i els números d'inventari de sobte són massa alts. L'ajustament per una diferència basada en la ubicació pot resoldre el problema del llibre, però l'empresa ha de comprovar si els productes s'han transferit físicament a les ubicacions adequades. En la producció, un ajust no resoldrà els errors organitzatius que van generar el càlcul equivocat en primer lloc.
