Un pla de pagament preestablert, també conegut com PAPP, proporciona comoditat tant als vostres clients com al vostre departament de facturació. En autoritzar a la seva empresa a transferir una quantitat determinada de fons des d'un compte de comprovació o estalvi en una data predeterminada, els seus clients no han de fer front a les molèsties de realitzar pagaments periòdics. De la mateixa manera, l'acord impedeix que el vostre departament de facturació emeti factures i processament de pagaments. Atès que necessiteu una autorització per escrit per accedir a un compte mantinguda per un altre client, haureu d'assegurar l'accés al compte per escrit mitjançant un formulari PAPP.
Recolliu informació bàsica sobre el client. Formeu les seccions del formulari perquè els clients introdueixin el seu nom, número de telèfon de l'empresa i adreça de facturació al formulari PAPP. Incloeu un camp per a totes les peces d'informació del client que mantingui el departament de facturació per a cada client.
Recopileu informació al compte de xecs a partir del qual el client autoritza el pagament. Recull el nom i l'adreça del banc d'origen, el seu número d'enrutament: el primer número de nou dígits situat a l'extrem inferior esquerre d'un xec i el número del compte bancari, la sèrie de números que segueixen el número d'encaminament. Els bancs dissenyen els seus propis sistemes de numeració de comptes, de manera que poden ser de qualsevol extensió.
Recopileu un xec per escrit del client per confirmar la informació del compte de xecs.
Proporcioneu una declaració per escrit que autoritzi a la seva empresa a fer retirades del compte especificat segons sigui necessari. Si la data de facturació i la quantitat facturada romanen constants, deixeu espais en blanc perquè el client o l'agència de facturació es completin. Una declaració de mostra hauria de dir: "Autoritzo (nom de l'empresa) per domiciliar el meu compte per $ ** _ al ** _ de cada mes. Certifico que tinc l'autoritat per autoritzar els deutes del compte enumerats anteriorment i accepto els termes i condicions presentats per aquest acord ".
Proporcioneu un espai perquè els clients signin i citen la declaració per autoritzar el vostre compte.
Incloeu tots els termes i condicions que necessiteu en una secció "Termes i condicions". Aquests articles poden incloure disposicions que requereixen que el client assumeixi la responsabilitat de les tarifes retornades o denegades i que notifiqui el canvi de les dades del compte una setmana abans de la data de facturació, així com les disposicions del perfil de la vostra empresa o del client per cancel·lar l'acord. amb notificació per escrit.
Avís
Mentre mantingui la còpia original de l'acord PAPP, s'ha de mantenir en una ubicació segura per tal de garantir que la informació financera dels seus clients sigui segura d'aquells sense autorització per utilitzar-la.
