Un sistema organitzatiu és, senzillament, com s'estableix una empresa. Una bona estructura organitzativa estableix tant una jerarquia com el flux de comunicació en una empresa. És important per a totes les empreses, no importa la seva mida, implementar un sistema organitzatiu. Hi ha molts beneficis per tenir una estructura organitzativa ben definida, incloent una millora de l'eficiència, la productivitat i la presa de decisions. Cada estructura té els seus punts forts i febles. En última instància, aquests pros i contres depenen del tipus de negoci que dirigeixes, de la vostra indústria, de la mida de la vostra organització i d'altres factors. És important considerar tot tipus de sistema organitzatiu abans de decidir quina és la correcta per a la vostra empresa.
Què són els sistemes organitzatius?
Un sistema organitzatiu és l'estructura de com s'estableix una organització. Aquesta estructura defineix com s'estableix cada divisió d'una empresa, la jerarquia de qui informa a qui i com flueix la comunicació en tota l'organització. Més enllà, una estructura organitzativa defineix com funciona cada rol en una organització. Amb una estructura organitzativa ben definida, tots els empleats saben què s'espera d'ells i als quals informen. Els propietaris d'empreses han de pensar llargues i difícils sobre quin sistema triar, ja que cada organització té necessitats úniques. Una estructura organitzativa que sigui correcta per a una empresa no serà correcta per a un altre.
Exemples de sistemes organitzatius en l'empresa
Hi ha quatre tipus principals d'estructures organitzatives: funcional, divisional, matriu i plana. Cada sistema té funcions úniques.
Estructura organitzativa funcional: Una estructura organitzativa funcional és una jerarquia tradicional. Moltes empreses, especialment grans corporacions, segueixen l'estructura funcional. Aquest sistema compta amb diverses divisions especialitzades, com ara màrqueting, finances, vendes, recursos humans i operacions. A continuació, un gerent sènior supervisa totes les divisions especialitzades. El flux d'informes és clar. Cada empleat informa als seus alts, inclosos els caps de divisió, que informen a l'alta direcció. La direcció sènior supervisa tota l'estructura. Com que la companyia continua dividint-se en divisions especialitzades, els empleats solen especialitzar-se. Això provoca un camí clar per a la promoció i el creixement. No obstant això, les divisions poden tenir problemes per comunicar-se entre ells. Atès que tots els departaments informen cap amunt, hi ha poca comunicació horitzontal entre ells, deixant poc espai per a un pensament global i integral, excepte en el nivell superior de gestió. Això fa que el sistema organitzatiu funcional sigui lent per adaptar-se al canvi.
Estructura organitzativa divisòria: Una estructura organitzativa divisional divideix l'empresa en equips basats en els projectes que treballen els empleats. Aquest sistema inclou molts tipus diferents d'equips, incloent-hi les relacions legals, públiques, la recerca i el desenvolupament empresarial. A més, es creen equips en projectes específics. Per exemple, una empresa farmacèutica podria tenir equips separats dedicats a cada medicament que fabriquen. Cada equip de projecte té un director o vicepresident i exerceix un cert nivell d'autonomia dins de l'organització. L'estructura divisòria permet als empleats estar profundament familiaritzats amb el treball del seu equip. Tanmateix, les divisions solen ignorar què fan els altres equips i no es comuniquen entre si. És possible que els empleats no puguin treballar eficaçment en les divisions quan sigui necessari. En última instància, aquest sistema pot ser difícil de gestionar a causa de la seva estructura distribuïda.
Estructura organitzativa de la matriu: Un sistema de matriu és una creu entre una estructura funcional i una estructura divisòria. Des d'una perspectiva d'ulls ocells, el negoci es configura en una estructura funcional, amb una jerarquia tradicional i divisions especialitzades. Tanmateix, quan mireu aquestes divisions de prop, totes es configuren en una estructura d'organització divisional. Això vol dir que es divideixen en projectes i equips més petits. El tipus d'estructura de la matriu d'organització és bastant complex i requereix molta planificació, per no parlar de forts sistemes de comunicació a tota l'organització. Tanmateix, quan l'estructura de la matriu funciona bé, elimina molts dels problemes que apareixen amb organitzacions exclusivament divisionals o funcionals. La comunicació pot viatjar a les persones adequades, la qual cosa augmenta la productivitat i el pensament holístic. A més, els empleats estan exposats a altres departaments i projectes, afavorint la col·laboració creuada. A la part baixa, l'estructura de la matriu pot convertir-se ràpidament confusa per als empleats quan hi ha massa directius, i no està clar a qui informar-se.
Estructura organitzativa plana: L'estructura organitzativa plana aplana gran part de la jerarquia i permet als empleats més autonomia sobre el seu treball. Sovint, les organitzacions planes es divideixen en equips temporals, encara que generalment no tenen estructures formals. Encara hi ha algunes dinàmiques de dalt a baix en un sistema pla. Sovint, hi ha almenys alguns dirigents principals que dirigeixen la nau. No obstant això, aquest sistema es basa en interrompre les estructures jeràrquiques tradicionals de les empreses. Moltes empreses d'engegada i tecnologia tendeixen a una organització plana, ja que fomenta la innovació i l'aportació dels empleats. El pensament és que quan els empleats no es veuen afectats per la burocràcia, pensaran lliurement i generaran idees noves i rendibles. Això augmenta la comunicació entre equips i elimina alguns dels problemes de comunicació que poden succeir quan els missatges viatgen per una estructura de dalt a baix. Desafortunadament, un sistema pla és difícil de mantenir a mesura que una empresa creix, i entra en joc la necessitat de sistemes de comunicació més estructurats. A més, els empleats d'una organització plana poden quedar aclaparats de fer moltes tasques diferents, i no tenen gaire espai per créixer o promocionar-se.
Per què les empreses necessiten sistemes organitzatius?
Els sistemes organitzatius són importants per a empreses de qualsevol mida. Tenir una estructura sòlida i ben definida en el lloc elimina la confusió i estableix processos simples per als empleats a seguir. Cada treballador ha de saber exactament qui els informa. Sense un tipus de jerarquia o estructura en el seu lloc, un lloc de treball pot arribar a ser caòtic. Pot ser que els empleats no entenguin qui és el responsable del que provoca que caiguin les coses importants a través de les esquerdes. Una sòlida estructura organitzativa racionalitza una empresa i manté a tots en la mateixa pàgina.
Un sistema organitzatiu posa a totes les persones en el seu lloc correcte, que poden aportar la seva part a l'empresa. Tenir un sistema millora l'eficiència global, augmenta la productivitat i proporciona claredat a tothom en l'organització. Tots els departaments poden funcionar millor quan els rols estan clarament definits i els objectius són compartits. A més, el sistema organitzatiu adequat pot millorar la presa de decisions, ja que la informació circula per tota l'organització. Els administradors d'alt nivell poden recopilar informació de totes les divisions, oferint-los una major visió de la totalitat de les operacions d'una empresa.
Un sòlid sistema organitzatiu elimina molts problemes empresarials, incloent la duplicació de treballs i conflictes entre posicions. Si una empresa ha estat ben pensada, cada empleat té un paper diferent i els rols no es superposen entre si. No hi ha "runaround" on ningú no sap qui és responsable d'una tasca o projecte en particular. Per això, la cooperació augmenta i els empleats senten un orgull en el seu treball. Els treballadors eviten la frustració de tenir rols cada vegada més canviants i missatges d'objectiu. Poden centrar-se en el que fan millor.
L'elecció del sistema organitzatiu adequat pot portar el vostre negoci al següent nivell. Per exemple, si la seva empresa està basada en productes, probablement una estructura matricial o divisòria serà ideal. Es tracta d'estructures basades en projectes que se centren en equips especialitzats. Les petites empreses d'inici, d'altra banda, poden considerar una estructura plana que permeti a tots els empleats aportar les seves habilitats i coneixements sense interferir en la jerarquia.
Exemples de negocis amb sistemes organitzatius
Exemples del sistema funcional: Els sistemes organitzatius funcionals han estat utilitzats històricament per militars, universitats i entitats governamentals. Al llarg dels anys, les jerarquies funcionals s'han tornat menys populars, i moltes organitzacions s'han allunyat d'elles. No obstant això, segueixen sent utilitzats per determinades empreses. Un exemple de com es pot utilitzar aquest tipus de sistema organitzatiu és en una configuració tradicional de fàbrica. El gerent de fàbrica supervisa les diferents divisions de la fàbrica, que es troben especialitzades. Cada divisió té el seu propi gerent, tots els quals informen directament al gerent de fàbrica de supervisió. Un altre exemple podria ser una botiga minorista. Un administrador de la botiga supervisa les operacions de la part superior de la piràmide. A continuació hi ha diferents departaments. Potser hi ha un d'inventari, un d'atenció al client i un altre de màrqueting i promocions. Cadascun té el seu propi supervisor i tots informen al director general.
Exemples del sistema divisional: Els sistemes divisionals són populars amb grans corporacions multinacionals. Per exemple, Johnson & Johnson té una estructura divisional. Cadascuna de les marques de Johnson & Johnson funciona com a empresa pròpia, amb el seu propi lideratge i estructura interna. Totes aquestes marques informen a l'empresa matriu. Un altre exemple d'estructura organitzativa divisional és General Electric. El CEO es troba a la part superior, i més enllà d'això, la companyia es divideix en diferents grups. Hi ha grups operatius, com els de finances, relacions legals, públiques i recerca mundial. Alguns equips estan dedicats a projectes específics, com ara l'aviació, l'energia, l'assistència sanitària i molt més.
Exemples del sistema de matrius: Un sistema organitzatiu de la matriu és complex i, per tant, majoritàriament adoptades per grans empreses ben establertes. Un exemple famós d'una empresa matriu és Starbucks. La companyia cafetera més gran del món utilitza una estructura funcional per dividir el seu negoci en divisions, incloent recursos humans, finançament i màrqueting. Aquests departaments es troben a la seu corporativa de la marca i s'anuncien als nivells superiors de gestió. El departament de recursos humans, per exemple, crea polítiques que afecten totes les ubicacions de Starbucks a tot el tauler. A continuació, Starbucks té divisions separades per a cada regió geogràfica. Aquestes regions inclouen Amèrica, Xina i Àsia-Pacífic, Europa, Orient Mitjà, Rússia i Àfrica. La regió d'Amèrica, que és la més popular per a l'empresa, es divideix en quatre divisions més petites. Starbucks també té divisions basades en productes. Per exemple, hi ha una divisió per a mercaderies com les tasses Starbucks i una altra per a productes horneados. Als nivells més baixos de l'organització, Starbucks compta amb equips d'empleats, especialment a nivell de botiga. Aquesta complexa estructura de matriu serveix bé al gegant del cafè, permetent a l'empresa operar amb èxit milers de botigues de tot el país.
Exemples del sistema pla: Els sistemes plans són molt populars entre les startups i les empreses tecnològiques. Un exemple famós del sistema pla és Zappos. L'any 2013, el CEO de la companyia de calçat massiu va anunciar una nova estructura de gestió anomenada holacracy, una configuració per fomentar la col·laboració eliminant la jerarquia del lloc de treball. L'empresa va prohibir els títols dels gerents. Ja no tindria títols de treball i no hi haurà patrons. Tots els empleats s'encarregarien del seu propi treball. La companyia pretenia impulsar la innovació i la creació al fugir de la burocracia involucrada en la jerarquia i la presa de decisions. No obstant això, Zappos lluita per mantenir les operacions veritablement planes.
Es tracta d'una lluita de moltes grans empreses que implementen una estructura plana. Moltes iniciatives han parlat sobre la dificultat de mantenir una estructura organitzativa plana en experimentar un creixement exponencial. Els estudis constaten que els empleats troben estructures jeràrquiques reconfortants i pràctiques. Per tant, una estructura organitzativa plana potser sigui una bona opció per a un negoci que es troba en les primeres etapes, per estimular la innovació i el creixement. Tanmateix, la majoria de les empreses més grans s'allunyen d'un sistema pla, ja que pot ser complicat de gestionar amb el temps.
