Tot i que alguns propietaris de petites empreses prefereixen una cirurgia del canal radicular que la seva pròpia comptabilitat, la comptabilitat és una part indispensable per a la gestió d'un negoci. Els avantatges de la comptabilitat rauen en la seva capacitat per explicar una història numèrica sobre el que està passant a la vostra empresa, una que us pot ajudar a millorar les operacions, a ser més rendibles i a evitar problemes amb les agències fiscals locals i federals. Una comptabilitat acurada i precisa també us pot ajudar a fer el vostre cas amb possibles prestadors i inversors quan el vostre negoci busca finançament.
Consells
-
Els avantatges d'utilitzar la comptabilitat en els negocis estan vinculats a les idees que proporcionen els números. Aquestes xifres us ajuden a entendre què està funcionant bé i on hi ha marge de millora.
Quin és l'objectiu principal de la comptabilitat?
L'objectiu principal de la comptabilitat és fer un seguiment dels ingressos i despeses de la vostra empresa. Els ingressos són tots els diners que circulen pel vostre negoci per vendes de béns i serveis i qualsevol altre tipus d'ingressos, com els interessos meritats o arrendats o les recaptes de drets d'autor. Les despeses són tot el que la vostra empresa compra per a les seves operacions i infraestructures, com materials, mà d'obra, lloguer, subministraments, franqueig, assegurança, despeses de vehicles, serveis professionals, publicitat i equipament.
La informació que el vostre comptador o comptabilitzador recopila sobre ingressos i despeses entra en la compilació d'informes comptables, que proporcionen informació indispensable sobre la posició financera de la vostra empresa. Aquests informes us ajuden a definir els punts forts i a fer front als vostres punts febles. També us proporcionen la informació que necessiteu per informar els impostos.
La declaració de resultats és una sinopsi de la vostra informació de comptabilitat sobre ingressos i despeses. Detalla i enumera totes les vostres compres en categories rellevants, com ara la renda i la nòmina i, a continuació, enumera aquestes sumes per proporcionar una visió general. De la mateixa manera, resumeix els ingressos entrants basats en l'origen dels ingressos, com ara vendes a l'engròs o vendes al detall. La vostra declaració de resultats és important perquè mostra la quantitat que realment heu obtingut al final del dia. Aquesta xifra de fons és la suma que queda després de restar les despeses totals dels ingressos totals.
Un balanç és una instantània de la seva situació financera general en un moment determinat. És important perquè resumeix el vostre patrimoni net. La secció d'actius del balanç enumera tot el que té la seva empresa, incloent diners en efectiu, els diners que es deuen a través dels comptes a cobrar, l'inventari a les prestatgeries i les valuoses compres a llarg termini, com ara les principals peces d'equip. La secció de passius del vostre balanç inclou tot el deure, inclosos els saldos creditors a curt i llarg termini i els comptes a pagar. El patrimoni net de la vostra empresa, basat en la informació presentada al vostre balanç, es calcula restant els passius totals dels seus actius totals.
Un extracte de fluxos d'efectiu o una forma de fluxos d'efectiu és una eina de comptabilitat que us permet predir quan tindreu el capital disponible i quan tingui deficiències en el flux d'efectiu. La part de sortida del comunicat enumera tots els efectius entrants previstos, desglossats per mes. Aquests diners no necessàriament han de provenir dels ingressos de les vendes de productes o serveis. També pot incloure el capital de préstecs o inversions. La part de sortida de la declaració inclou tots els efectius sortints anticipats, incloses les despeses de nòmina, les despeses de materials, els pagaments de lloguer i d'assegurança. Les despeses anticipades no inclouen només les despeses de negoci deduïbles. També s'enumeraran els pagaments del principal del préstec, que no són deduïbles d'impostos i que no apareixeran a la vostra declaració de resultats. A la part inferior de cada columna es mostren les despeses sortints restants dels efectius entrants, que indiquen quant diners podeu esperar que estigui disponible al final del mes.
Quin és l'objectiu d'un comptador?
El propòsit del vostre comptador és resumir el treball del vostre comprador mitjançant la compilació de llibretes en informes. El vostre comptador també pot completar els vostres formularis fiscals i informar-vos sobre la millor manera de gastar i estalviar diners. Potser no necessiteu contractar un comptador professional, depenent del vostre nivell de confort en el treball amb números, la complexitat del vostre negoci i la vostra situació fiscal.
El propòsit del vostre comprador és introduir els rebuts i les factures en una base de dades, llibreta o full de càlcul per tal de fer el seguiment de les despeses i vendes. La majoria dels sistemes de comptabilitat estan informatitzats perquè els programes de comptabilitat poden organitzar i afegir números de forma més ràpida i eficient que els sistemes manuals i manuscrits. No obstant això, no necessiteu un programa informàtic per fer la comptabilitat de la vostra empresa. Un sistema escrit a mà que rastreja les vendes i les despeses també proporcionarà la informació que necessiteu.
Podeu fer la vostra pròpia comptabilitat fent un seguiment dels ingressos i despeses i el seguiment d'aquesta informació de manera que us sigui útil i el vostre comptador. La informació ha de ser fàcil de llegir i comprendre, i hauria de reflectir amb precisió l'activitat financera del vostre negoci. La vostra informació de comptabilitat serà útil per al vostre comptador, ja que proporciona la informació necessària per compilar informes d'impostos i documents de préstec. La mateixa informació pot ser útil internament per proporcionar informació sobre el vostre negoci, com ara mostrar quina part dels vostres ingressos prové de vendes majoristes versus vendes al detall i quant gasta en materials contra mà d'obra.
Fins i tot si contractes un comptador i un comptable per organitzar la vostra informació financera i preparar els vostres formularis fiscals, encara teniu responsabilitats comptables com a empresari. Heu de guardar tota la informació que necessiteu, com ara les factures que escriviu i els rebuts que rebeu per a les compres comercials que heu realitzat. Com més organitzats aquests documents es portin al vostre comptador i comptador, menys haurà de pagar el seu temps. Es necessita un comptable més temps per organitzar una caixa de sabates plena de rebuts que treballar metòdicament a través d'un fitxer amb paperassa que ja s'ha ordenat per data o per compte de targeta de crèdit.
Quines són les normes de comptabilitat?
Les normes de comptabilitat regulen la forma en què les despeses i els ingressos s'introdueixen en un sistema com a deutes o crèdits. Aquestes normes regulen la comptabilitat de dues entrades, un sistema que ha estat molt utilitzat des de finals de la Edat Mitjana. Els sistemes de doble entrada no només fan un seguiment dels seus ingressos i despeses, sinó que també mostren com els diners i els actius s'estan movent per la vostra empresa. En un sistema de doble entrada, cada entrada que s'introdueixi com a domiciliació bancària s'ha d'equilibrar amb un crèdit corresponent i viceversa. L'alternativa a la comptabilitat de doble entrada és un sistema d'entrada única en el qual simplement llista i comptes els seus ingressos i despeses sense protocols integrats per reconciliar aquestes entrades amb la vostra situació financera real.
Quan es treballa amb comptes personals, cal acreditar una persona que transfereix actius a l'empresa, mentre que el receptor o el negoci s'ha de debitar. Això sembla contrària ja que els fons han deixat les mans de l'individu i s'han transferit a les mans del negoci. Tanmateix, els comptes de comptabilitat no sempre descriuen els saldos reals d'efectiu. Al contrari, es refereixen a les quantitats que es deuen o posseeixen. Quan un individu com el propietari transfereix diners a un negoci, aquesta transacció augmenta o es fa càrrec del compte i representa la quantitat que l'empresa li deu a aquesta persona. Aquesta mateixa transferència de fons crea un càrrec per al compte empresarial perquè, tot i que l'efectiu està disponible i disponible, ara es deu a l'individu que ho ha proporcionat.
Quan es tracta de comptes reals, com el sector immobiliari i la maquinària, les regles de comptabilitat requereixen que es debiten noves adquisicions i crèdits que heu venut o que, en cas contrari, s'han deixat de prestar. L'actiu es publica originalment com a domiciliació bancària perquè heu gastat diners per adquirir-lo. Si el veniu o el retireu del servei després d'haver sobreviscut la seva vida útil, suprimiu el càrrec o acreditem el compte que representi el que deveu a la compra.
Quan el vostre negoci compra materials o pagui, les regles de comptabilitat exigeixen que publiqui aquestes operacions com a deutes. Per contra, quan ven productes o serveis, el seu sistema de comptabilitat tracta aquestes transaccions com a crèdits. Les compres que requereixen fons sortints disminueixen el capital de la vostra empresa, per tant, es realitzen seguiments de deutes. Els ingressos i altres guanys, com ara els pagaments de lloguer entrants, augmenten el capital de la vostra empresa, per la qual cosa es fa un seguiment com a crèdits.
Tot i que aquestes regles de comptabilitat controlen com apareix cada transacció al vostre sistema de comptabilitat, no cal que les entengueu i les apliqueu a menys que feu entrades en un sistema de comptabilitat de doble entrada que no estigui preprogramat per organitzar la vostra informació. Per exemple, si utilitzeu un llibre de notes manuscrit com a base del vostre sistema de comptabilitat, haureu de decidir cada vegada que feu una entrada si aquesta transacció representa un dèbit o crèdit i on apareixerà el deute o el crèdit corresponent. Tanmateix, si utilitzeu el programari de comptabilitat, com QuickBooks, els vostres xecs, factures i rebuts de vendes apareixeran automàticament als comptes de crèdit i de dèbit adequats, juntament amb els corresponents deutes o crèdits.
Com utilitzar la comptabilitat en el negoci
Els avantatges de la comptabilitat no són només una qüestió de bona estratègia comercial, tot i que la informació de comptabilitat, sens dubte, us ajuda a planificar i planificar. Cap negoci pot sobreviure sense cap tipus de sistema de comptabilitat. Si la vostra empresa fa compres i vendes sense fer un seguiment dels imports que heu comprat i venut, no tindreu cap manera de determinar si heu obtingut un benefici o ha patit una pèrdua al final de l'any. No sabreu el que deveu i el que us pertoca, de manera que no podreu avaluar quina quantitat dels vostres efectius entrants es pot retirar per a ús personal i quant haureu de mantenir en el compte bancari de la vostra empresa els propers negocis despeses
La informació de comptabilitat també proporciona informació valuosa sobre les operacions de la companyia. Us permet comparar les vostres vendes en diferents categories al llarg del temps, com ara veure tendències de diferents productes a les ubicacions de vendes. Et proporciona les eines i la informació per mirar les vostres despeses com a percentatges dels vostres ingressos per veure si els vostres marges són sostenibles i com el rendiment de la vostra empresa es compara amb el dels competidors de la vostra indústria. Un flux d'efectiu pro forma us permetrà cercar fonts de capital abans de necessitar-les i planificar que les compres importants es corresponguin amb els temps de l'any en què l'efectiu sigui abundant. L'operació d'un negoci sense informació comptable és com volar un avió sense radar.
La comptabilitat també és necessària per a la supervivència de la vostra empresa perquè està obligat legalment a informar ingressos i pagar impostos. Sense un sistema de comptabilitat complet i precís, no sabreu quant ha guanyat i gastat, i no tindrà la informació que necessita per omplir formularis fiscals locals, estatals i federals. A més, si el vostre negoci necessita finançament, les vostres sol·licituds de préstec segurament us demanaran que inclogueu els estats financers dels anys anteriors i, molt probablement, les projeccions per als pròxims períodes.
