Els procediments operatius estàndard són el que les empreses utilitzen per crear coherència quan es realitza un procés. El procediment aprovat es documenta en un format fàcil de seguir i redueix la probabilitat que es produeixin errors. La idea que hi ha darrere és reduir la possibilitat d'error humà i proporcionar directrius als empleats a seguir.
Consistència
El motiu número u d'aquests procediments és la coherència en la realització d'una operació, ja sigui en la indústria manufacturera o l'administració del departament. Com més constant sigui el procés de persona a persona, menys possibilitats hi haurà problemes de qualitat.
Reducció de defectes
La reducció de defectes és un altre motiu pels procediments operatius. Un procediment escrit és com un conjunt d'instruccions per realitzar una tasca. Mentre cada persona realitzi la tasca exactament com s'escriu el procés, no hi haurà defectes.
Comunicació
Una altra raó per als procediments operatius estàndard és un mètode de comunicació. A mesura que es realitzen millores als processos, s'actualitzen els procediments operatius i cada actualització requereix una nova formació. Això proporciona un mètode per comunicar els canvis de procés a tots els empleats.
