Quan una investigació interna condueixi a accions disciplinàries o legals, haureu d'escriure un informe d'investigació per recolzar el vostre cas. Presentar resultats de forma clara i efectiva pot generar un registre indiscutible, mentre que un informe mal escrit té el potencial de debilitar el vostre cas. Tot empresari haurà de saber què incloure en un informe d'investigació i quin format ha de tenir.
Els bàsics
Un informe d'investigació funciona per subministrar fets i de vegades fa recomanacions basades en fets i la naturalesa de les denúncies. La concreció i l'objectivitat són tan vitals com la informació precisa per establir la credibilitat. Un informe d'estil d'esquema formal escrit en primera persona també afegeix credibilitat. Per als informes llargs, una taula de continguts i pàgines numerades poden facilitar la localització de la informació específica. Incloure una portada, fins i tot per a un breu informe, és important per a la privadesa de la informació.
Obertura de seccions
La primera secció de l'informe ha d'incloure informació bàsica, com ara el nom del remitent i el destinatari, i una línia temàtica que identifica el tema de la investigació. A la segona secció, identifiqueu el denunciant, descrigui l'acusació o les denúncies, especifiqueu la data d'inici i finalització de la consulta i identifiqueu les fonts d'informació i evidències emprades per dur a terme la investigació o compilar l'informe. Les llistes amb vinyetes són útils per facilitar la lectura de la informació d'aquesta secció.
Fets i troballes d'investigació
Present de troballes de fet en una llista amb vinyetes, en paràgrafs narratius o una combinació d'ambdós. Els resultats haurien de descriure cada pas de la investigació en ordre cronològic i incloure dates i hores sempre que sigui possible. Tot i que podeu incorporar proves de suport a la secció de resultats, fer referència i, a continuació, afegir proves com a mostres al final de l'informe és sovint una millor opció, ja que no interromp el flux de l'informe. Això inclou declaracions de testimonis, fotografies, correus electrònics de vídeos, documents i fitxers escanejats.
Conclusió
Finalitzeu l'informe amb un o més paràgrafs narrativos en què resumeixi la investigació i, si escau, recomana com avançar. Un resum hauria d'incloure una declaració de les infraccions i proporcionar prou informació que el lector entengui el que va justificar la investigació sense llegir tot l'informe. Les recomanacions haurien de ser passos que es puguin aplicar i que corresponguin a la severitat de l'acusació, l'evidència presentada, les implicacions legals i el codi de conducta o la política de comportament dels empleats.
