Planificar una gala pot trigar mesos, o fins i tot anys, a planificar, però executar la gala en la gran nit és tan important. Ja sigui que hagueu honrat un grup especial de persones, reconèixer una organització o recaptar diners per una causa digna, una gala ha de proporcionar prou contingut i entreteniment per als seus clients. Com a amfitrió de la gala, és la vostra feina maniobrar convidats de gala a través de diferents esdeveniments i assegurar-vos que sempre estiguin entretinguts.
Coordina amb voluntaris i proveïdors d'allotjament. Assegureu-vos que tothom que treballa a la gala es troba a la mateixa pàgina i comprèn la línia de temps que heu creat. Feu alguna pregunta abans que la gala comenci a eliminar qualsevol confusió entre el personal. Per executar la gala amb èxit, necessiteu un equip ben informat per ajudar-vos.
Benvinguts als hostes al principi de la tarda. Introduïu-vos: doneu-vos el vostre nom i el vostre títol o afiliació. Per exemple, si sou el president de l'organització que acull la gala, digueu-li als vostres convidats. Mantén el teu discurs breu: previsualitzeu l'esdeveniment i digueu als convidats que hi assisteixen durant una nit agradable.
Moveu convidats d'esdeveniments a esdeveniments. La gala probablement inclou una sèrie d'esdeveniments, des d'una hora de còctel fins a un sopar assegut a discursos o premis. És el vostre treball per traslladar els clients d'esdeveniments a esdeveniments. No vol estar al micròfon tota la nit, però cal mantenir l'esdeveniment en moviment segons la vostra línia horària. Parla quan és hora de canviar d'esdeveniments.
Gràcies als vostres patrocinadors. La majoria de Galas confien en donacions d'individus o corporacions. Reconeixeu a cada patrocinador la seva contribució. El programa de la gala podria enumerar els patrocinadors, però també és recomanable donar un crit a cada patrocinador. Simplement nomenant el patrocinador o preguntant a l'individu o als empleats que es presentin serà apreciat pels vostres convidats de la gala.
Fomentar la participació en esdeveniments de gala. Si allotgeu una subhasta silenciosa, per exemple, feu un pas al micròfon cada 20 o 30 minuts per ressaltar un element de subhasta en calent. Si voleu que els clients entrin a la pista de ball, parleu-hi. Mantingui els seus comentaris breus però directes perquè els clients puguin aprofitar la major part de la gala.
