S'utilitza un pla de gestió de programes per agrupar diversos projectes independents per assolir un resultat estratègic de l'empresa. Sovint a la gestió del programa es posa molta atenció a l'hora d'escriure el document del pla i es posa menys èmfasi en la implementació. S'ha de col·locar una quantitat igual d'esforç a l'hora d'implementar el pla per assegurar-se que es dugui a terme amb èxit, i que es reconegui i gestioni de conformitat amb qualsevol desviació. En general, és responsabilitat del director del programa o de l'equip directiu del programa prendre la plena propietat del pla del programa i garantir que s'implementi eficaçment.
Articles que necessiteu
-
Programari de full de càlcul
-
Programari de processament de textos
-
Correu electrònic
-
Telèfon
Establir la cadena de comandament. Establir una cadena de comandament clara amb un procés formal de presa de decisions. Assegureu-vos que el procés sigui senzill i que suporti els ràpids temps de tornada perquè la implementació no s'aturi. Assegureu-vos que els processos definits no s'estan evitant controlant contínuament la situació.
Desenvolupar els estàndards del programa i els indicadors d'èxit. Identifiqueu els estàndards que s'utilitzaran per mesurar la integració dels diferents components del programa. Normes de document relacionades amb els processos, la comunicació, les dades, els informes, les plantilles i els mètodes de distribució per garantir que s'integrin diversos projectes i tasques que formen part del programa.
Identifica un calendari d'implementació i informes d'estat. Detalls del document de les fases clau del projecte, horaris i fites. Identificar els participants del pla i els contribuents del projecte i proporcionar-los documentació per escrit de les seves responsabilitats i mecanismes d'informació. Això mantindrà l'equip centrat i en la tasca.
Comunicar-se, comunicar-se, comunicar-se. Totes les parts implicades en el pla de gestió del programa necessiten una comunicació constant. Les comunicacions haurien d'incloure iniciatives i activitats en curs, informes de rendiment, èxits i assoliments, i punts de venda per a comentaris, aportis i comentaris.
Avaluar el procés i tornar a avaluar el pla. Recopilar regularment els comentaris dels participants i avaluar si s'aconsegueix l'objectiu. Com conclou cada projecte clau, realitzeu una reunió formal per discutir el procés. En el procés, celebri l'èxit, identifiqueu àrees de millora i modifiqueu els recursos necessaris per optimitzar el rendiment. Si no s'aconsegueixen objectius, valoreu si han de canviar.
Desenvolupar un pla de formació. Si el resultat del pla de gestió del programa resulta en un nou sistema o procés, s'hauria de desenvolupar un programa formal per proporcionar formació i recursos per a tots els usuaris i propietaris del sistema. El pla ha d'esboçar els programes de capacitació, comunicació i gestió de canvis.
Consells
-
• Identifiqueu els paràmetres que activin la revisió formal en profunditat en termes de temps, cost, persones o qualitat del pla de projecte aprovat. • El pla és una pauta, no un conjunt de regles. És important fer desviacions si es justifiquen. • Fomentar la comunicació oberta. Escolta els comentaris de totes les parts implicades en el procés; poden tenir solucions més efectives per implementar part del pla.
Avís
• Es fa un repte recordar qui se suposa que està fent el que segons cada versió del pla. La documentació i la comunicació escrita contínua faran que sigui més fàcil de gestionar. • Construir la rendició de comptes per garantir que el procés d'implementació no s'aturi. • Ser flexible. Es poden produir canvis no planificats. Si ho fan, avaluï el seu impacte i faci ajustos en conseqüència. Continua coneixent els recursos assignats.
