Lamar University defineix l'estructura organitzativa com "el sistema formal de tasques i relacions d'informes que controla, coordina i motiva els empleats perquè cooperin per assolir els objectius d'una organització". L'administració d'una oficina pot utilitzar diferents estructures organitzatives basades en el tipus de negoci Cada estructura utilitzada en l'administració d'oficines té avantatges i desavantatges.Avaluar la seva oficina i determinar quina estructura millor s'adapta a les seves necessitats.
Estructura funcional
Una estructura funcional situa a persones amb posicions similars, conjunts d'habilitats i tasques en diversos grups. Una estructura funcional comuna és un centre de trucades de servei al client. Cada persona està realitzant la mateixa tasca, utilitzant el mateix equip i té un objectiu comú de manejar els problemes del client. Els avantatges d'aquesta estructura són que és fàcil comunicar-se a un grup específic, les decisions es prenen de pressa i la formació i el desenvolupament són més eficaços perquè tothom està aprenent el mateix al mateix temps. Els desavantatges d'aquesta estructura són que limita la diversitat entre el personal, i és més difícil satisfer les necessitats canviants.
Estructura divisòria
Les estructures divisòries tenen un abast més ampli que les estructures funcionals. Una estructura funcional es basa en un grup de persones amb la mateixa tasca, mentre que les estructures divisòries són subdirectories d'una empresa més gran. Per exemple, si una corporació és propietària de diverses marques, una marca pot considerar-se com un de propi departament i disposar del seu propi equip de recursos humans, equip de màrqueting, relacions públiques i grup executiu per a la divisió. Això permet millorar la qualitat dels productes i serveis, la gestió personalitzada, l'augment del treball en equip i la ràpida presa de decisions. Tanmateix, aquesta estructura requereix elevats costos operatius, no promou la comunicació entre divisions i augmenta el conflicte.
Estructura plana
Una estructura plana en l'administració d'oficines incorpora administració i membres de l'equip en els processos de presa de decisions, pluja d'idees i comentaris. Una organització plana té nivells limitats de jerarquia quan es tracta de nivells administratius. Aquesta estructura fomenta la comunicació oberta i incorpora estils administratius democràtics i delegatius.
Estructura alta
Una estructura organitzativa alta té múltiples nivells de lideratge administratiu. Una organització alta impedeix que els membres de l'oficina interactuïn amb l'administració. No es fomenta la retroalimentació, i s'espera que els empleats segueixin les ordres de l'administració sense cap dubte. Un estil administratiu autoritari s'utilitza habitualment en estructures organitzatives d'oficines elevades, i es veuen comunament en l'aplicació de la llei i els militars.
