Les cartes d'apreciació dels clients, col·legues i associats empresarials es poden utilitzar com a pas per millorar les relacions amb els clients o millorar una relació existent. Si bé no voleu entrar a un cicle continu d'enviar una nota d'agraïment per una nota d'agraïment en la qual tot el que responeu és "gràcies" i "us convido", hi ha maneres d'aprofitar aquest intercanvi.
Mostra la vostra apreciació
Si algú us agraeix el vostre temps, compleix el vostre producte o servei, o bé té alguna cosa bona per parlar sobre la vostra empresa, reconegui l'apreciació del vostre seguidor amb un missatge de retorn.
Exemple: Gràcies per haver tingut temps de reconèixer el servei superior que va rebre del nostre soci de vendes, Jane Dell. La vostra carta d'agraïment es registrarà a l'arxiu d'empleats de Jane i serà reconeguda en la nostra propera reunió del personal.
Exemple: Gràcies per la vostra amable carta de gratitud pel que fa a la redecoració interior. Esperem que ens torni a considerar en el futur per a les seves necessitats de decoració.
El temps de la vostra resposta ha d'estar en línia amb els estàndards interns que tingui per respondre a les consultes dels clients. Si torna a rebre correus electrònics del client en 24 hores, feu el mateix amb la resposta a una carta d'agraïment.
Milloreu la vostra relació comercial
Si algú escriu per donar-vos les gràcies per fer una estimació, una mostra de producte o un seguiment de la consulta, utilitzeu l'obertura per fer que la vostra relació comercial arribi al següent nivell.
Exemple: Em complau saber que ha rebut la mostra dels nostres nous productes de neteja verds. M'agradaria organitzar un moment per venir al vostre negoci i proporcionar una estimació de les quantitats necessàries per al vostre personal de neteja interna.
Exemple: Em complau saber que ha rebut la nostra estimació per al seu projecte de construcció i que l'estimació es reuneix amb les necessitats financeres de la seva junta. M'agradaria organitzar un temps per conèixer i discutir un calendari per avançar amb plans de desenvolupament més concrets.
En aquest cas, la carta d'agraïment que rebeu és part d'un tracte comercial continu i s'ha de seguir immediatament.
Proporcioneu un incentiu futur
Si algú mostra aprecio per un producte o servei, encoratgeu-vos a fer negocis repetits oferint un regal o un incentiu per demanar-li que us torni a visitar.
Exemple: Estic encantat d'escoltar que la recepció de la festa de retirada del seu pare va ser tan ben rebuda. S'ha tancat, si us plau, cerqueu un certificat de regal de 100 dòlars de la vostra propera festa o esdeveniment.
Exemple: Ens complau saber que la vostra experiència en la reparació d'automòbils era agradable. Inclòs, busqueu dos cupons de canvi d'oli gratuïts, així com un cupó de servei per donar-li a un familiar o amic. Feu-li que mencioni el vostre nom i li enviarem una targeta de regal per rentar i cera gratuïtament a la vostra pròxima visita.
Les respostes utilitzades com a eines de màrqueting haurien de ser prioritzades i enviades al més aviat possible, de la mateixa manera que retornaria immediatament una trucada sol·licitant informació o programés una cita.
