Hi ha ocasions en què necessiteu canviar la descripció del treball d'un empleat o quan necessiteu assignar una tasca de treball específica a un empleat per a un projecte especial o per un període de temps limitat, com ara un període de vacances o una excedència d'un altre empleat. Independentment de les circumstàncies, la comunicació és un element important de l'assignació del treball. La comunicació pot marcar la diferència entre un rendiment excel·lent i un treball incomplet.
Determineu els motius pels quals assigneu treball als vostres empleats. El procés d'assignació de treball és diferent per redissenyar una descripció del treball que per assignar funcions per a un projecte d'equip. Redissenyar una descripció de la feina és relativament fàcil perquè teniu un llenç en blanc per començar a assignar funcions. Per exemple, si necessiteu assignar treball per a un assistent executiu, realitzeu una investigació sobre funcions típiques d'un assistent de la direcció superior. D'altra banda, si el vostre equip està treballant en un projecte específic, determineu quines tasques formen part del projecte total i determina els recursos dels empleats disponibles per a vosaltres.
Inventari de les habilitats, l'experiència i les capacitats dels seus empleats. A més, demaneu als empleats sobre la seva experiència laboral prèvia i els seus interessos professionals. D'acord amb Women's Media, la delegació efectiva requereix atenció al conjunt d'habilitats d'un empleat. Indica: "Assegureu-vos que esteu delegant a algú que pugui completar amb èxit la tasca". Aquesta és la vostra oportunitat per motivar els empleats que volen demostrar les seves capacitats i millorar el seu valor per a l'organització.
Construeix una llista de tasques. Utilitzeu la vostra revisió dels currículums, les aplicacions i l'entrada dels empleats per determinar qui té les habilitats necessàries per dur a terme el treball. Si teniu dos o més empleats igualment qualificats i tenen interès a realitzar el mateix treball, dissenyeu una forma de dividir les responsabilitats, de manera que un empleat no estigui preferit per sobre d'un altre.Si hi ha només petites diferències en les qualificacions dels empleats, considereu assignar-lo al millor empleat qualificat i designar un suplent en cas que un sol empleat no pugui completar la tasca.
Desenvolupar un mètode de comunicació que expliqui el treball assignat, les qualificacions i expectatives necessàries. Aquest és el pas més important en l'assignació de tasques laborals, per tant, la seva comunicació ha de ser clara i ha d'abordar tots els elements del treball. Els resultats esperats i les expectatives laborals són part dels estàndards de rendiment. Els estàndards de rendiment són mesures que utilitza per a les valoracions de rendiment. Un estàndard de rendiment de la mostra per al treball assignat podria ser "Utilitzeu Microsoft Access per ingressar 100 registres de vendes per setmana amb almenys un 98 per cent d'exactitud". Amb aquest exemple, esteu assignant una nova tasca, així com establint un estàndard de rendiment per incorporar-se a la valoració del rendiment de l'empleat.
Parleu sobre la nova tasca amb l'empleat. Estigui preparat per respondre preguntes sobre com dur a terme la tasca, els terminis i als quals l'empleat ha de dirigir qualsevol pregunta sobre l'assignació. Això forma part del vostre mètode de comunicació. Heu de poder explicar la tasca completament, per què és important per a l'organització, quines habilitats són necessàries i com es beneficia l'empleat d'assumir la nova tasca. Els empleats que estiguin interessats en el desenvolupament professional o la millora de les habilitats estan interessats a saber com es beneficien d'acceptar noves responsabilitats.
