L'autor i columnista, Harvey MacKay, va dir una vegada: "Si no planifiques, penses fracassar". Ara, això no és més cert que en la gestió de projectes. Un líder exitós del projecte ha de poder fer malabarisme amb moltes boles mentre es tracta d'un equip divers de persones, i la planificació estratègica, l'avaluació i la mesura són el cor de tot. Si uniu un pla meticulós, comuníquelo amb claredat amb el vostre equip i mesureu el progrés en el camí, el camí cap a un projecte exitós és gairebé segur.
Defineix els teus objectius. Abans de poder començar a dirigir qualsevol projecte, haureu de treballar estretament amb el vostre client per assegurar-vos que es trobin a la mateixa pàgina quan arribi al que s'espera del lliurament final i que les expectatives del client són raonables. Creeu un document de definició del projecte que proporcioni una visió general de la planificació, estableix els objectius acordats i inclou l'abast del projecte, els supòsits i els riscos, com planeja apropar-se al projecte, quines peces de la vostra organització acabaran treballant en el projecte i el cost estimat i estimacions de durada. No comenci un projecte sense aquest document signat pels patrocinadors o clients i cap dels interessats clau.
Planifica, planifica i planifica més. Jack Gido i James Clements, autors de "Gestió de projectes reeixits", diuen que "prendre el temps per desenvolupar un pla ben pensat abans de començar el projecte és fonamental per a l'èxit de qualsevol projecte". Comença la planificació trencant el projecte en una sèrie de cubs més petits, identificant tasques dins de cadascuna. Inclogui fites clares en la planificació, que l'ajudaran a avaluar si està seguint o no a mesura que avança el projecte. Incloeu els costos que incorrerà en cada pas del camí i l'estimació de les hores d'home per a cada tasca.
Muntar un equip per treballar en el projecte basat en l'horari i habilitats que necessiteu que hàgiu identificat durant el procés de planificació. Comunicar clarament els objectius, els objectius, l'abast i el pressupost, així com els seus rols individuals en el projecte. Assegureu-vos que cada membre de l'equip té el pressupost i els recursos per fer el treball. Utilitzeu els gràfics RACI segons sigui necessari perquè quedi clar qui és responsable o responsable de cada fita, així com qui són els contribuents i qui ha de ser informat del progrés.
Creeu un cronograma per a una comunicació regular amb l'equip. Per a projectes a llarg termini, pot ser suficient una reunió d'equipament formal per mes, passant una vegada per setmana a mesura que avança el projecte. En les últimes setmanes d'un projecte, podeu trobar que les reunions diàries són necessàries. Sigui accessible en tot moment per a tots i cadascun dels membres de l'equip per respondre preguntes.
Mesura el progrés del projecte freqüentment. El vostre treball consisteix a completar el projecte a temps, dins del pressupost i a les expectatives dels grups d'interès. Molts projectes, tanmateix, pateixen una fluctuació pressupostària i una fluctuació d'abast. Jason Westland, autor i director gerent de l'empresa de gestió de projectes Method123, diu que el pressupost del projecte hauria de ser una part viva del projecte que revisi de manera contínua amb l'equip i els actors clau durant tota la vida del projecte. Si avalua els progressos amb regularitat i comunica amb el vostre equip de forma efectiva, hauríeu de poder identificar els problemes amb el pressupost i l'abast de manera anticipada i fer les correccions necessàries.
