La creació de xecs i equilibris és una de les millors maneres d'ajudar a que un negoci prosperi. En un sistema empresarial que utilitza xecs i equilibris, els rols estan més definits. Crear comprovacions i saldos us permet implementar un sistema de comptabilitat que afavoreixi la separació dels deures. L'aplicació de xecs i saldos en el vostre negoci és fonamental per ajudar-vos a identificar el robatori intern i extern.
Compreu un sistema de programari de comptabilitat, si ja no teniu un. Un programa de programari de comptabilitat popular per a petites empreses és el programari de comptabilitat de Intuit QuickBooks. El vostre sistema de comptabilitat hauria de poder gravar i analitzar dades de manera ràpida i precisa. El programari de comptabilitat ha de ser senzill i fàcil d'utilitzar, però hauria de ser capaç d'expandir-se a mesura que s'amplia el vostre negoci.
Establir rols clarament definits per als empleats. El més important que cal fer per crear xecs i equilibris en el vostre negoci és separar les obligacions tant com sigui possible. El responsable del maneig d'efectiu o el dispositiu de punt de venda de la vostra empresa no hauria de ser la mateixa persona que conté i registra les vendes del dia.
Separeu els deutes dels comptes a cobrar dels comptes a pagar. No vol que el responsable de rebre el pagament de les factures i dels serveis prestats sigui la mateixa persona responsable del pagament de factures i nòmines sortints. Fer que els comptes a cobrar i les obligacions intercanviables pagades pels comptes puguin ocasionar una apropiació greu de diners en efectiu.
Els venedors mai no han de permetre gestionar l'inventari o demanar materials d'un proveïdor. Realitzeu controls i equilibris que facin que un empleat sigui responsable de comprar materials o subministraments i un altre empleat responsable de mantenir l'inventari acabat en nivells òptims.
Establir controls d'inventari que minimitzin el risc de robatori intern de la vostra empresa. El dispositiu de punt de venda ha de funcionar al mateix temps amb el vostre sistema de comptabilitat per garantir que els números d'inventari siguin precisos. Les vendes, en termes d'efectiu, haurien de coincidir fàcilment amb l'inventari a la mà. La creació de comprovacions i equilibris adequats minimitza l'exposició del vostre negoci al frau i altres apropiacions impropes.
