L'ús de memòries d'empleats per demanar voluntaris per a la planificació de la festivitat de l'oficina és una bona manera d'involucrar a molts treballadors i fer-los sentir inclosos en l'equip d'oficina. L'ús eficaç dels voluntaris dels empleats pot fer que esdeveniments com festes de Nadal surtin sense enganxament. Memos també garanteix que un missatge o anunci arribi a tots els destinataris. Quan planifiqueu festes nadalenques i altres esdeveniments d'oficina, heu d'assegurar-vos que tots els convidats assisteixin a la data i l'hora.
Articles que necessiteu
-
Llista de potencials voluntaris d'empleats
-
Informació de contacte per a tots els voluntaris potencials
-
Data, ubicació i hora de l'esdeveniment
-
Llista de temps i obligacions voluntàries
Determineu el tipus de festa de Nadal que tindrà la vostra oficina. Decidiu si l'esdeveniment es realitzarà a l'oficina o fora de lloc. Establir un pressupost. Determineu la quantitat de persones que conviden, incloses les cònjuges dels empleats o els convidats. Decideix si es servirà alcohol i si es proporcionen begudes gratuïtes o una barra d'efectiu. Manteniu una llista detallada dels paràmetres de la festa per guiar als vostres voluntaris en configurar-la.
Determineu quants voluntaris dels empleats necessiteu organitzar i facilitar la festa. En la majoria dels casos, almenys 10 voluntaris hauran de cobrir totes les funcions. Trieu un líder voluntari per supervisar els altres empleats voluntaris. Discuteix els detalls de l'organització directament amb el voluntari principal. Assegureu-vos que cada voluntari potencial tingui el temps i la capacitat de participar abans d'assignar funcions.
Creeu una nota a tots els voluntaris potencials que indiquin la vostra necessitat d'ajuda amb la festa de l'oficina. Proporcioneu el nom de l'empleat que seleccioneu per actuar com a enllaç voluntari. Assegureu-vos que tots els voluntaris entenguin que, a més, hi haurà una persona addicional per treballar a través de la logística d'organitzar la festa. Demaneu a tots els destinataris de la nota que pugueu contactar amb vostè en una setmana per fer-vos saber si poden ser voluntaris. Manteniu una llista de tots els que han acceptat ajudar.
Envieu un segon missatge a les persones que s'han ofert voluntariament. Assignar tasques i responsabilitats del partit a individus o grups reduïts. Per exemple, col·loqueu un grup encarregat de seleccionar el menú d'aliments; un segon grup al càrrec de les invitacions que circulen; un tercer grup a càrrec de decoracions, favors i regals de festa. Continueu dividint les tasques fins que cobreixi tots els aspectes de la festa. És possible que hagueu d'inscriure voluntaris addicionals si la vostra festa és gran, formal o més complexa que una reunió informal a l'oficina.
En el segon memoràndum, anuncieu un calendari de reunions del comitè de voluntaris del partit, setmanalment o mensualment, per organitzar i preparar. Programeu la primera reunió al menys entre quatre i sis mesos abans de l'esdeveniment. Això ajudarà a garantir que no es passa per alt el detall i tots els voluntaris entenen les seves responsabilitats i compromisos de temps. Programeu les reunions durant el temps de l'empresa, in situ, però assegureu-vos que no afectaran negativament el treball diari dels voluntaris. Demaneu a tots els voluntaris que us informin si assisteixen a la reunió de kick-off.
Utilitzeu notes per fer un seguiment regular amb tots els voluntaris durant tot el procés de planificació. Indiqueu en cada nota el que es va debatre a l'última reunió i el que es tractarà a la propera reunió. Demana als voluntaris que es comuniquen amb tot el grup si tenen idees, suggeriments, preguntes o inquietuds perquè tothom conegui plenament el progrés de la planificació.
Abans de l'esdeveniment, envieu un record a tots els membres de la vostra oficina o empresa, donant les gràcies als voluntaris dels treballadors per preparar-los per a la festa. Aquesta expressió de gratitud és important per als voluntaris.
Consells
-
Utilitzeu el llenguatge comercial habitual quan redacteu memoràndums, fins i tot per a esdeveniments divertits com festes nadalenques. Eviteu utilitzar termes d'argot, profanació i llenguatge qüestionable en compondre memoràndums.
Avís
No permeti que els voluntaris facin servir reunions de planificació de festes com a excuses per evitar treballs diaris.
